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Esempi di registrazioni in prima nota | |||
Riportiamo qui alcuni esempi di registrazioni contabili da effettuarsi con il programma di Gestione Prima Nota. Si tratta di esempi redatti per l'uso di causali non standard, e per ditte in contabilità ordinaria. Si consiglia di verificare gli esempi sul vostro elaboratore e di ricorrere alla guida analitica per la spiegazione dettagliata dei vari campi e informazioni riportate negli esempi. Per quanto riguarda lo scadenziario ricorrere eventualmente al paragrafo dedicato alla Gestione dello scadenziario. Se non viene gestito lo scadenzario, ignorare le indicazioni relative. Esempi del capitolo:
1 - Fattura di acquisto con una aliquota IVA ed una contropartita di costo : (imponibile 100,00, IVA 20%, fornitore ROSSI FORNITURE SRL, costo MERCI C/ACQUISTI) senza aggiornamento dello scadenziario Il numero di partita è obbligatorio qualora per il fornitore sia dichiarata la gestione a partite oppure la gestione dello scadenziario. La registrazione di una fattura di vendita viene effettuata secondo lo stesso criterio (sostituendo opportunamente il fornitore in avere con un cliente in dare , ed il conto di costo in dare con un conto di ricavo in avere). Unica differenza sostanziale è che il numero (e la serie) di protocollo corrisponde (solitamente) al numero documento stesso, che costituisce pertanto il numero progressivo da riportare sul registro IVA vendite. 2 - Fattura di acquisto con due aliquote e due contropartite di costo con aggiornamento dello scadenziario passivo: Totale documento : 150,00 Impon. 10% : 100,00 IVA 10,00 Impon. 20% : 33,33 IVA 6,67 Acquisti : 100000 Spese : 4000 Pagamento: RB 30/60 gg F.M.
a questo punto, con il cursore sul campo Conto C/F oppure Totale Documento, con ALT+S oppure cliccando sul pulsante 'Scadenziario:' (qualora per il fornitore sia stata dichiarata la gestione delle scadenze ) il programma entra nella finestra dello scadenziario. Indicando codice pagamento e codice banca di pagamento, il programma provvede a generare automaticamente le scadenze : Non indicando il codice di pagamento è possibile inserire manualmente importi e scadenze delle singole rate; ed è comunque sempre possibile variare importi e scadenze , anche qualora essi siano stati calcolati in base al pagamento indicato, a seconda delle necessità (o di ciò che è indicato sul documento che si va registrando). 3 - Fattura di acquisto con una aliquota e IVA Indeducibile Come per le registrazioni degli esempi 1 e 2 ; è sufficiente utilizzare un codice IVA con percentuale di indeducibilità 100 o 50%, che il programma provvede, in modo trasparente (cioè che è visibile solo nei partitari o nella stampa della prima nota o del Libro giornale) ad uno storno automatico del totale dell'iva alla prima contropartita di costo indicata nel castelletto delle contropartite. 4 - Corrispettivo del giorno (non in ventilazione) Totale corrispettivo : 200,00 al 20% + 100,00 al 10% (importi IVA compresa) Si consiglia di imputare prima la causale, poi il castelletto IVA (dopo aver digitato 240,00 nel campo Imponibile premere Enter seguito da un click sul pulsante scorpora, idem per 110,00), poi completare con la cassa in dare in alto, e la contropartita ricavo per la somma degli imponibili in avere.
N.B.:la causale CORRISPETTIVI deve avere il campo 'Data doc. obbligatorio impostata ad 'Sì. 5 - Nota di accredito a storno parziale (o totale) di una fattura precedentemente ricevuta, con fornitore gestito a partite. Utilizzare una causale RICEVUTA NOTA ACCR., un conto fornitore in dare, uno o più conti RESI FORNITORE (oppure ACQUISTI) in avere nel castelletto delle contropartite. Nel campo 'Partita (sulla riga relativa al fornitore, in testata di registrazione) indicare il numero di partita con la quale è stata effettuata la registrazione della fattura originaria (la fattura da compensare con la nota di accr.) Per individuare il numero di partita relativa alla fattura premere F5 sul campo 'Num. partita (oppure sul campo Alfa partita o anno partita) e selezionare la partita richiesta; il campo 'N.Partita, alfa partita e anno partita verranno automaticamente riempiti con i dati relativi alla partita da compensare. 6 - Nota di variazione IVA in diminuzione (o anche nota di accredito di sola IVA) ricevuta da un fornitore per una errata fatturazione (per esempio merce fatturata originariamente per 1000,00 + IVA 20% quando andava invece fatturata al 10% ) in cui viene accreditata un importo di 100,00 di imposta. Una tale operazione può così scomporsi : e pertanto può così essere registrata (come nota di accr.): Sono del tutto analoghi i casi della nota di addebito di sola IVA da parte di un fornitore (o nota di variazione in aumento di iva) [avremo causale RICEVUTA FATTURA e fornitore in avere] della nota di accredito di sola IVA emessa verso un cliente (o nota di variazione in diminuzione su IVA vendite) [avremo in caso causale EMESSA NOTA DI ACCR. e cliente in avere] e, in ultimo, della nota di addebito di sola IVA emessa verso un cliente (o nota di variazione in aumento su IVA vendite) [avremo qui causale EMESSA FATTURA e cliente in dare]. 7 - Bolletta doganale con una aliquota IVA ed una contropartita di costo, e relativa fattura dello spedizioniere. La registrazione è composta solitamente da 3 registrazioni elementari. La prima è la rilevazione della fattura estera, senza IVA e con una causale FATTURA ACQ.ESTERA senza indicazione del tipo registro IVA (essendo una causale che non deve interessare il registro IVA acquisti) . Pertanto andrà registrata con la funzione Gestione Prima Nota La seconda è la rilevazione della bolla doganale vera e propria. Si utilizza a tal scopo un fornitore BOLLE DOGANALI (oppure DOGANA DI COMO,e cc.), una causale RIC.BOLLA DOGANALE (costruita come la causale RICEVUTA FATTURA) e si utilizza Gestione Prima Nota Iva La terza, quando esiste, rappresenta invece la fattura dello spedizioniere che ha anticipato per nostro conto l'iva ed i diritti alla dogana, e quindi comprende i suoi compensi e l'importo (escluso art. 15) della IVA e di eventuali diritti doganali. 8 - Fattura da professionista (notaio) con applicazione di ritenuta d'acconto. Totale compenso : 500,00 Iva. 20% : 100,00 Rimborsi spese : 100,00 Escl. art 15 Ritenuta d'acc. : 20% su 500,00 = 100,00 Totale netto avere professionista : EUR. 600,00 (500,00 + 100,00 + 100,00 - 100,00) Totale fattura : 700,00 (supponiamo di registrare la fattura e già la ritenuta, ma non il pagamento della fattura stessa, che sarà oggetto di una registrazione a parte che provvederà a saldare le 600,00 del netto avere prof.: in realtà possono aversi casi diversi : per es. registrare in unica reg. ricevimento fattura, pagamento e rilev. ritenuta; oppure reg. della sola fattura e in un successiva registrazione rilevare la ritenuta ed il pagamento del netto. Si consiglia, normalmente, di rilevare la ritenuta sempre con il ricevimento della fattura. L'obiettivo di avere uno scadenziario delle ritenute si può ottenere al meglio con le stampe fornite dal modulo 'Gestione Ritenute', indipendentemente dal sistema contabile utilizzato per la rilevazione del debito verso l'Erario. In particolare, risulta 'obbligatorio' utilizzare il criterio sopra indicato quando si utilizza il modulo 'Gestione ritenuto' in modalità integrata con la contabilità generale (vedi la parte della guida che parla della modalità di integrazione tra gestione ritenute e gestione contabilità). Volendo, se non è gestito il modulo 'Gestione ritenute', è possibile gestire il conto Erario c/ritenute a partite e scadenze, e quindi entrare in scadenziario anche sul campo numero partita della terza riga del castelletto contropartite, e registrare l'importo da versare all'erario. 9 - Pagamento di due fatture ad un fornitore con emissione di un assegno bancario e abbuono attivo (supponendo che il fornitore sia gestito a partite e scadenze). Il numero documento viene utilizzato normalmente per indicare il numero dell'assegno; la descrizione supplementare per indicare la banca sulla quale è stato emesso l'assegno; il n. di partita deve contenere il n. della fattura pagata (ciò l'identificatore della partita), l'importo si riferisce (in questo caso) al totale della fattura, in modo da chiuderla completamente. Quando si gestiscono le partite sul fornitore, occorre registrare più righe di fornitore, qualora con la stessa operazione si chiudano più partite ! (Vedi Gestione delle Partite). Per risalire al numero della partita, e per controllare la correttezza dell'operazione che si va a fare, si consiglia di richiamare (sul campo num.partita) l'estratto conto delle partite aperte del fornitore che si sta movimentando, con il tasto F5=ZOOM, e selezionare con ENTER la partita che deve essere chiusa : il programma provvederà a prelevare dalla finestra dello ZOOM i dati principali della partita selezionata. Qualora sia gestito lo scadenziario, occorre accedere alla relativa finestra (cliccando sul pulsante Scadenziario o con ALT+S) e dichiarare saldata la riga corrispondente dello scadenziario inserendo la spunta sulla casella corrispondente a 'Saldato'. Per gli incassi relativi a fatture di clienti il procedimento è del tutto analogo: si consiglia in tali casi di registrare prima il cliente in avere e poi le contropartite cassa, banca e/o abbuoni. 10 - Acquisto di un cespite ad uso promiscuo. Quando registro l'acquisto, la parte di IVA indetraibile è aggiunta al costo del cespite, e gode delle modalità di deduzione fiscale previste per il cespite cui si riferisce (e di cui costituisce onere accessorio). La parte indeducibile del cespite è invece impostata dall'anagrafica cespite, utilizzando i limiti previsti dalla "percentuale di indeducibilità fiscale" o quelli preimpostati nella tabella "codice limite uso promiscuo" Con l'inserimento del sottoconto del cespite si apre la maschera utile all'inserimento dell'anagrafica cespite. In una gestione non integrata, posizionati sul codice sottoconto, occorre cliccare "Prof/Rit/Cesp". I dati da inserire, una volta indicata la causale di movimentazione (nel nostro caso: 10, acquisto nuovo cespite) e cliccato su "Crea cespite", sono: gruppo, specie punto categoria e tabella di contabilizzazione percentuale di indeducibilità fiscale o codice limite uso promiscuo (Tali limiti permetteranno ai programmi di calcolo ammortamento e calcolo plusvalenze di determinare lo scollamento tra valori civilitici e fiscali). Ricordarsi, con l'inserimento del sottoconto per IVA indetraibile, di disattivare l'automatismo previsto togliendo la spunta da menù Documento|Giroconto IVA indetraibile. Al salvataggio il programma ricorda che il giroconto dell'iva indetraibile non è stato automatico. Confermare. 11 Spese del telefono cellulare. Ai fini delle imposte sui redditi, le spese del cellulare sono deducibili al 50% purchè il numero dei telefonini in uso sia ragionevole rispetto alle dimensioni aziendali. L'iva è indetraibile per metà del totale. Mentre il codice IVA utilizzato garantisce che la parte indetraibile sia esposta separatamente in dichiarazione, il sottoconto utilizzato garantisce che la parte indeducibile della spesa sia separatamente esposta nel prospetto del reddito e quindi ripresa in dichiarazione dei redditi come variazione in aumento. Se si utilizza un sottoconto personalizzato, assicurarsi che abbia le corrette "percentuali di indeducibilità iimposte dirette" (sia per i redditi che, quando trattasi di contabilità semplificate, per le situazioni economiche/finanziarie). Tali impostazioni sono modificabili da programma "Sottoconti piano dei conti" (menù 1/5/5) o "Sottoconti ditta" (menù 1/5/7), tab "Altri dati 1". Al salvataggio della registrazione, assicurarsi che sia correttamente impostato il giroconto dell'iva indetraibile in automatico sulla primo sottoconto (di costo) in griglia. Nel caso l'iva indetraibile debba essere aggiunta a tutte le voci di costo, disabilitare l'automatismo. è possibile che sia richiesta l'inserimento di una data di fine competenza (maggiore di quella di inizio), come per tutti i conti di costo e ricavo che maturano la competenza in proporzione al tempo, quando è impostata la gestione automatica di ratei e risconti. 12 - Fattura di professionista ricevuta da professionista. In questo caso si intrecciano le problematiche del costo sospeso fino al momento di pagamento (per il principio di cassa), della ritenuta d'acconto, da iscrivere nei registri delle movimentazioni finanziarie di entrambi. Il pagamento, ancorché contestuale, deve essere registrato separatamente con apposita causale. Con la prima registrazione, nei termini previsti dalla normativa iva, emerge il credito iva. Tale più ampio termine è ristretto alla data del pagamento, che fa emergere il componente di reddito, perché ai fini IVA l'iscrizione nel registro cronologico o degli incassi e pagamenti equivale a detrarre l'imposta. Con la seconda registrazione giroconto il costo sospeso al costo originariamente indicato e si rende esigibile la ritenuta. Supponiamo che la fattura comprenda anche la cassa professionale con rivalsa del 2% e spese anticipate per conto del cliente per bolli. . All'uscita dal castelletto IVA vengono riepilogati i dati per la gestione del 770 e dell'iva, da confrontare con il documento. Controllare che siano correttamente impostati il codice movimentazione ritenuta, l'aliquota della cassa previdenziale, le somme non soggette a ritenuta, le spese anticipate. Corretti eventualmente i dati, il programma provvede ad aggiornare automatiicamente il risultato del netto a pagare. Nella la successiva finestra controllare l'esattezza dei dati: spese anticipate e compensi. Imputati i sottoconti di costo, il programma provvede automaticamente a calcolare gli importi della ritenuta, a stornare il costo al conto patrimoniale del conto sospeso, a rilevare il debito verso l'Erario. Compilare le righe di contropartita, inclusi spese anticipate e contributo 2% (altrimento l'intero importo del compenso netto confluisce nella prima voce di costo), Quindi compilare le righe della causale preimpostata con freccia giù, fino alla quadratura della registrazione. Se modifico il sottoconto delle spese anticipate, occorre cancellare le righe create per rilevare la ritenuta e l'iva, nonché entrare e uscire dal castelletto IVA per ripristinare i dati della ritnenuta. Per il pagamento parziale: Posizionato il cursore sul codice sottoconto del fornitore e cliccando su "Prof/Rit/Cesp" si aprono due finestre per la gestione della ritenuta. Con la prima seleziono la (le) fattura/e da saldare, Con la seconda controllo la congruità del pagamento nel registro delle movimentazioni finanziarie di chi riceve fattura. In particolare, controllare il conto cassa o banca e l'ammontare delle spese anticipate (generalmente saldate al primo pagamento). Successivamente controllo l'aggancio alle fatture aperte del fornitore e la data del pagamento mediante due finestre che riassumono i dati del documento originariamente ricevuto ai fini 770. Se per accidente l'utilizzatore sceglie di agganciare la fattura sbagliata, può ripristinare la situazione cancellando la singola riga del fornitore (Maiusc + F4). Parallelamente il programma esegue altre operazioni, che si leggono in visualizzazione prima nota: 13 - Professionista riceve fattura (e non la salda interamente). Per il principio di cassa, il costo non può essere imputato all'esercizio di competenza ai fini IVA fino al momento del pagamento. La ritenuta d'acconto, rilevata fin dal ricevimento fattura, si matura proporzionalmente al pagamento del totale fattura e si rende esigibile solo da quel momento. Il programma giroconta automaticamente il costo al conto patrimoniale (nel piano dei conti standard è 11010015 "Costi non pagati"). Costi e ricavi sospesi si impostano imputando le contropartite (per default 1030 e 1031) nel programma di personalizzazione contabilità generale (menù 1/6/M), quindi allacciando quelle ai conti del piano dei conti (programma a menù 1/5/6). L'utilizzatore registra: Fino al pagamento, in visualizzazione prima nota, è registrato in contabilità: Con il pagamento (parziale), si imputa parte del costo a periodo e si rende esigibile la ritenuta in proporzione: La ritenuta va pagata nei termini di legge. L'ammontare delle ritenute che si maturano in un periodo (pagate o npn pagate) si possono visualizzare con il programma di "Stampa archivio ritenute" (menù D/2) utilizzando gli appositi filtri di stampa. Più analiticamente, da programma Gestione ritenute (menù D/1), è possibile scorrere tutte le fatture ricevute e soggette a ritenuta. Per ogni record, la cartella gialla contiene le informazioni relative ai pagamenti agganciati a quel compenso. Se non è gestito il modulo 'Gestione ritenute', è possibile gestire il conto Erario c/ritenute a partite e scadenze, e quindi entrare in scadenziario anche sul campo numero partita della terza riga del castelletto contropartite, e registrare l'importo da versare all'erario. 14 - Ricevuta fattura intracomunitaria. Si rende necessaria la compilazione dei dati fiscali del modello Intrastat e, nei casi previsti, anche la parte statistica. è giusto notare che nell'approntamento dell'autofattura, viene assegnato un numero di protocollo pari al numero di documento della fattura ricevuta La scelta di una valuta diversa da quella nominale della ditta rende editabile il campo totale documento, cambio del giorno, ed utilizzabili i campi imponibile e imposta in valuta del castelletto iva. L'inserimento degli importi in valuta implica che siano ricalcolati ad ogni modifica gli importi in euro. Il cambio così imputato è sempre del tipo "certo per incerto" rispetto all'euro. Al salvataggio è richiesto di compilare le righe del modello intrastat adatto alla movimentazione intracomunitaria. L'automatismo è assicurato dal fatto che nell'anagrafica del fornitore/cliente sia selezionato "tipo di soggetto IVA = intra-UE". La compilazione della parte "fiscale" si completa con i campi: codice fornitore, Stato, codice identificativo iva, ammontare delle operazioni, provincia di origine. 15 - Fattura ricevuta con ritenuta d'acconto rilevata al momento del pagamento Per gestire le registrazioni delle ritenute sul piano contabile in modo da rilevare il debito verso l'erario al momento del pagamento della fattura professionista (e non al momento della registrazione della fattura), sia nella modalità integrata di gestione delle ritenute, sia in quella non integrata, occore utilizzare le due causali indicate in seguito, in alternativa a quelle standard proposte nella tabella standard delle causali distribuite. La registrazione della fattura avviene come una normale fattura di acquisto; nella causale contabile l'unica particolarità è che sulla riga del fornitore il Tipo movimento ritenute/percipienti è impostato su Documento.
La causale del pagamento va predisposta come segue. NB: il programma di prima nota non è in grado di proporre in automatico l'importo della ritenuta d'acconto.
16 - Gestione registrazioni acquisto RSM/Intracee e registri IVA Occore fare una premessa, quando si registra una fattura di acquisto RSM/Intracee oltre al registro IVA acquisti viene movimentato anche il registro IVA vendite per l'autofattura. Facciamo un esempio di registrazione di fattura ricevuta intracee, notiamo che:
Se la registrazione viene eseguita in questo modo solitamente non si creano problemi di numerazione nei registri vendite. Spesso però accade che gli operatori compilino la registrazione con data registrazione precedente, ad esempio al fine mese precedente. In questo caso potrebbe nascere una possibile generazione di protocolli errati, generando il seguente caso non corretto:
In questo modo si genera un registro vendite non corretto, dove le date di registrazione non sono in progressione con i protocolli di vendita. Tentando di stampare tale registro, Business avverte con un messaggio. Per evitare la creazione di protocolli non corretti esistono tre possibili soluzioni preventive:
Nel caso in cui sia già presente una situazione errata, occore procedere alla sistemazione del registro. Si consiglia in ogni caso di consultare il proprio commercialista prima di intervenire con le modifiche alle registrazioni di vendita. Una possibile soluzione potrebbe essere:
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