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La gestione delle partite | |||
Una scelta particolarmente importante è quella sulla gestione o meno delle partite. La gestione delle partite può essere abilitata per quei conti per i quali interessa conoscere lo stato di certi particolari movimenti (partite) nel senso cioè di sapere se esse siano chiuse oppure aperte. Essa interessa quindi in particolare i clienti ed i fornitori, per poter conoscere (per ciascuno di essi) quali fatture (ma anche insoluti, acconti, note di accredito ecc.) sono già state saldate (pagate o incassate). Può interessare inoltre il conto EFFETTI ATTIVI, in quanto può essere interessante sapere per ogni effetto (Ric.bancaria o tratta) quale esito abbia avuto (cioè presentata al sbf, oppure al dopo incasso, ritornata insoluta, ecc.); anche qui ogni effetto può rappresentare (dal nostro punto di vista) una partita. La gestione delle partite (e delle scadenze, associata ad esse) è interessante soprattutto per le installazioni aziendali di Business; molto meno (solitamente) per installazioni presso studi commercialisti. La gestione delle partite su un particolare conto viene abilitata inserendo attivando l'apposita opzione nell'Anagrafica del conto interessato. Per ogni movimento sul conto dichiarato "a partite", deve essere indicato il numero di partita a cui si riferisce: al momento dell'apertura della partita (es. ricevimento della fattura del fornitore) viene attribuito un numero partita che può essere:
(Per numero partita in senso lato si intende qui in realtà la combinazione di 3 diverse informazioni o campi :
Per esempio : la fattura n. 67/A del 16.01.2002 avrà per lo più come numero partita il 67, come alfa partita la A e come anno partita 2002) Al momento della chiusura parziale o totale della partita (parziale nel caso di un pagamento parziale della stessa o a ricevimento di una nota di accredito a parziale storno della fattura; totale nel caso di totale pagamento o ricevimento di una nota di accredito a totale storno della stessa) va indicato il numero originariamente attribuito a quella partita. Occorre innanzitutto distinguere i concetti di Partitario cronologico e di partitario a partite: - il partitario cronologico o mastrino di contabilità, è l'elenco cronologico dei movimenti in Dare ed in Avere registrati in un certo periodo di tempo su un certo conto, con l'eventuale indicazione del saldo precedente e del saldo finale. Segue un esempio: Il partitario o mastrino corrisponde cioè a quella che l'attuale legislazione tributaria chiama "scritture ausiliarie" da cui si desumono le variazioni e le consistenza dei vari elementi patrimoniali e di reddito (e sono, per le aziende in regime ordinario di contabilità, scritture obbligatorie). - il partitario a partite è invece un elenco di movimenti contabili ordinati per numero di partita, che è la forma migliore per stabilire quali di esse si possono considerare chiuse e quali di esse aperte. Il mastrino dell'esempio precedente può corrispondere ad un partitario a partite del tipo: Si notano bene le prime due partite chiuse (la n. 33 e la n. 45) ed una partita ancora aperta ( la n. 58). Alternativamente, omettendo le partite chiuse, abbiamo il' partitario a sole partite aperte (detto anche estratto conto) : .
Ora, la gestione delle partite permette di avere sia il partitario cronologico che il partitario a partite (nelle sue due forme:'a partite chiuse ed aperte ed 'a sole partite aperte). Per i conti non gestiti a partite è disponibile il solo partitario. Gestire le partite comporta però l'onere di attribuire ogni movimento ad una particolare partita: il compito risulta estremamente facilitato dalla possibilità di richiamare al momento della registrazione in prima nota, l'estratto conto del conto gestito a partite: è così più facile chiudere le singole partite o attribuire i pagamenti parziali alle partite giuste. Si sconsiglia la gestione a partite per i sgg. conti :
Si consiglia la gestione a partite per i seguenti conti :
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