Data ultimo aggiornamento: 13/06/2012

Checklist aperture e chiusure Business

Nel seguente argomento vengono descritte le operazioni di apertura/chiusura di magazzino/contabili da effettuare, ovvero espone una checklist dei programmi di Business da lanciare con il relativo percorso (NB: non è detto che tutte le operazioni quì descritte siano obbligatorie per tutte le installazioni):

• SCENARIO 1 (DITTE CON ESERCIZIO CONTABILE COINCIDENTE CON ANNO SOLARE 01/01 - 31/12)
  • INVENTARIO DI MAGAZZINO (Tipicamente al 31/12)
  • ATTIVAZIONE NUOVO ESERCIZIO (Tipicamente all' 01/01)
  • CHIUSURE DI MAGAZZINO (Tipicamente marzo/aprile)
  • CHIUSURE CONTABILI (Tipicamente entro data approvazione bilancio)
• SCENARIO 2 (DITTE CON ESERCIZIO CONTABILE NON COINCIDENTE CON ANNO SOLARE AD ES 01/09/AA - 31/08/AA+1)
  • INVENTARIO DI MAGAZZINO (Tipicamente al 31/08/AA+1)
  • ATTIVAZIONE NUOVO ESERCIZIO CONTABILE (Tipicamente all' 01/09/AA)
  • CHIUSURE DI MAGAZZINO (Tipicamente entro 4 mesi successivi alla chiusura dell'esercizio)
  • ATTIVAZIONE ESERCIZIO IVA (All' 01/01/AA+1)
  • CHIUSURE CONTABILI (Tipicamente entro data approvazione bilancio)
• RETTIFICHE DOPO LE CHIUSURE CONTABILI (Valido per entrambi gli scenari 1 e 2)

SCENARIO 1 (DITTE CON ESERCIZIO CONTABILE COINCIDENTE CON ANNO SOLARE 01/01 - 31/12)

INVENTARIO DI MAGAZZINO (Tipicamente al 31/12)

1. Ricostruzione progressivi correnti di magazzino: menu 4.B.A
2. Verifica di eventuali disallineamenti dei progressivi tramite utility di controllo coerenza dati: menu V.2
3. Gestione inventario fisico: menu 4.2.2
4. Stampa inventario di magazzino di controllo: menu 4.2.1

ATTIVAZIONE NUOVO ESERCIZIO (Tipicamente all' 01/01)

1. Automatica
   • Verificare che lo status esercizio sia corrente: menu 1.C.1
     • Se status corrente: ok
     • Se status effettuate chiusure: eseguire il programma 'storicizzazione esercizio precedente' (controlla che siano state eseguite tutte le stampe fiscali dell'esercizio prima del precedente) e imposta lo status in corrente, se per motivi aziendali le stampe non possono essere fatte impostare manualmente in corrente (le stampe potranno comunque essere fatte successivamente).
     • Se status doppio esercizio: attenzione le chiusure dell'anno prima del precedente non sono state eseguite (es. attivazione 2010 non è chiuso contabilmente il 2008). Effettuare i dovuti controlli.
   • Attivazione nuovo esercizio: menu 2.3.7 per ogni ditta
     • spunta "Attivazione nuovo esercizio per le ditte che chiudono l'esercizio al .
     • spunta "Apri nuovo anno iva ."
2. Manuale
   • Impostare le nuove numerazioni: menu 1.D.M
   • Creare nuovo esercizio contabile: menu 1.C.1
   • Creare nuovo anno IVA: menu 1.C.1
   • Impostare esercizio corrente e precedente, e status doppio esercizio: menu 1.C.1
   • Spostare i dati libro giornale da esercizio corrente a precedente (ed azzerare quelli correnti se tipo chiusure diverse da "Chiusure in post-fine esercizio e Libro Giornale continuo"): menu 1.C.1
   • Per chi ha il modulo delle ritenute d'acconto impostare nuovo anno dichiarazione sostituto d'imposta: menu 1.6.N
   • Per chi ha il modulo agenti e provvigioni, dopo aver stampato in definitiva i bollati ed il calcolo F.I.R.R. azzerare i progressivi agente: menu 5.D

CHIUSURE DI MAGAZZINO (Tipicamente marzo/aprile)

1. Ricostruzione progressivi correnti di magazzino: menu 4.B.A
2. Verifica di eventuali disallineamenti dei progressivi tramite utility di controllo coerenza dati: menu V.2
3. Stampa inventario di magazzino al 31/12 per decidere la valorizzazione da utilizzare: menu 4.2.1
4. Aggiornamento progressivi definitivi ("storicizza precedenti" altamente consigliato): menu 4.2.7
5. Stampa inventario di magazzino a data ultimo aggiornamento: menu 4.2.1
6. Se tutto ok, rilanciare la stampa inventario di magazzino a data ultimo aggiornamento con spunta "Come da inventario finale": menu 4.2.1
   Se vengono riscontrati dei problemi, ripristinare i progressivi definitivi precedenti tramite il programma "reimposta progressivi per rielaborazioni" da menu 2.B.2 scegliendo "progressivi di magazzino" ed "ultima elaborazione definitiva", risolvere gli eventuali problemi e ripartire dal punto 1.
7. Eseguire la chiusura di magazzino: menu 4.3.1 (non annullabile)
8. (Eventualmente cancellare movimenti di magazzino ed ordini: menu 4.3.3 e 4.3.4)
9. Registrare manualmente in contabilità il valore delle rimanenze finali di magazzino

CHIUSURE CONTABILI (Tipicamente entro data approvazione bilancio)

1. Verificare la tabella di personalizzazione contabile: menu 1.6.M
   Questa tabella contiene le causali ed i sottoconti da utilizzarsi solo per la procedura delle chiusure contabili e della rilevazione utile/perdita
2. Verificare che per errore non siano presenti registrazioni con esercizio di competenza errato
   Da stampa visualizzazione prima nota: menu 2-1-8, ad esempio chiudendo il 2008:
   • Stampare dal 01/01/08 al 31/12/08 con esercizio corrente: non devono essere presenti registrazioni.
   • Stampare dal 01/01/09 al 31/12/09 con esercizio precedente: non devono essere presenti registrazioni.
3. Eseguire la stampa bilancio contabile dell'esercizio che si va a chiudere: menu 2.2.1
4. Se tutto ok, eseguire le chiusure: menu 2.3.1
5. Ora la stampa del bilancio dell'esercizio chiuso non deve riportare dati e per poter ristampare si deve spuntare l'opzione 'non considerare le operazioni di chiusura' nel tab impostazioni di stampa 2: menu 2.2.1

Il programma crea registrazioni di prima nota per la rilevazione dell'utile/perdita, le chiusure dei conti economici, di quelli patrimoniali, delle riaperture dei conti patrimoniali e setta il campo status esercizio nel tab dati contabili dell'anagrafica ditta in 'effettuate chiusure': menu 1.C.1. Ora non si possono più modificare ed inserire registrazioni nell'esercizio chiuso. Le stampe fiscali possono essere fatte anche dopo le chiusure contabili.

SCENARIO 2 (DITTE CON ESERCIZIO CONTABILE NON COINCIDENTE CON ANNO SOLARE AD ES 01/09/AA - 31/08/AA+1)

INVENTARIO DI MAGAZZINO (Tipicamente al 31/08/AA+1)

1. Ricostruzione progressivi correnti di magazzino: menu 4.B.A
2. Verifica di eventuali disallineamenti dei progressivi tramite utility di controllo coerenza dati: menu V.2
3. Gestione inventario fisico: menu 4.2.2
4. Stampa inventario di magazzino di controllo: menu 4.2.1

ATTIVAZIONE NUOVO ESERCIZIO CONTABILE (Tipicamente all'01/09/AA)

1. Automatica
   • Verificare che lo status esercizio sia corrente: menu 1.C.1
     • Se status corrente: ok
     • Se status effettuate chiusure: eseguire il programma 'storicizzazione esercizio precedente' (controlla che siano state eseguite tutte le stampe fiscali dell'esercizio prima del precedente) e imposta lo status in corrente, se per motivi aziendali le stampe non possono essere fatte impostare manualmente in corrente (le stampe potranno comunque essere fatte successivamente).
     • Se status doppio esercizio: attenzione le chiusure dell'anno prima del precedente non sono state eseguite (es. attivazione 2010 non è chiuso contabilmente il 2008). Effettuare i dovuti controlli.
   • Attivazione nuovo esercizio (solo spunta "Attivazione nuovo esercizio per le ditte che chiudono l'esercizio al 31/08/AA+1"): menu 2.3.7 per ogni ditta
2. Manuale
   • Creare nuovo esercizio contabile: menu 1.C.1
   • Impostare esercizio corrente e precedente, e status doppio esercizio: menu 1.C.1
   • Spostare i dati libro giornale da esercizio corrente a precedente (ed azzerare quelli correnti se tipo chiusure diverse da "Chiusure in post-fine esercizio e Libro Giornale continuo"): menu 1.C.1

CHIUSURE DI MAGAZZINO (Tipicamente entro 4 mesi successivi alla chiusura dell'esercizio)

1. Ricostruzione progressivi correnti di magazzino: menu 4.B.A
2. Verifica di eventuali disallineamenti dei progressivi tramite utility di controllo coerenza dati: menu V.2
3. Stampa inventario di magazzino al 31/12 per decidere la valorizzazione da utilizzare: menu 4.2.1
4. Aggiornamento progressivi definitivi ("storicizza precedenti" altamente consigliato): menu 4.2.7
5. Stampa inventario di magazzino a data ultimo aggiornamento: menu 4.2.1
6. Se tutto ok, rilanciare la stampa inventario di magazzino a data ultimo aggiornamento con spunta "Come da inventario finale": menu 4.2.1
   Se vengono riscontrati dei problemi, ripristinare i progressivi definitivi precedenti tramite il programma "reimposta progressivi per rielaborazioni" da menu 2.B.2 scegliendo "progressivi di magazzino" ed "ultima elaborazione definitiva", risolvere gli eventuali problemi e ripartire dal punto 1.
7. Eseguire la chiusura di magazzino: menu 4.3.1 (non annullabile)
8. (Eventualmente cancellare movimenti di magazzino ed ordini: menu 4.3.3 e 4.3.4)
9. Registrare manualmente in contabilità il valore delle rimanenze finali di magazzino

ATTIVAZIONE ESERCIZIO IVA (All' 01/01/AA+1)

1. Automatica
   • Attivazione nuovo esercizio: menu 2.3.7 per ogni ditta
     • sola spunta "Apri nuovo anno iva ."
2. Manuale
   • Impostare le nuove numerazioni: menu 1.D.M
   • Creare nuovo anno IVA: menu 1.C.1
   • Per chi ha il modulo delle ritenute d'acconto impostare nuovo anno dichiarazione sostituto d'imposta: menu 1.6.N
   • Per chi ha il modulo agenti e provvigioni, dopo aver stampato in definitiva i bollati ed il calcolo F.I.R.R. azzerare i progressivi agente: menu 5.D

CHIUSURE CONTABILI (Tipicamente entro data approvazione bilancio)

1. Verificare la tabella di personalizzazione contabile: menu 1.6.M
   Questa tabella contiene le causali ed i sottoconti da utilizzarsi solo per la procedura delle chiusure contabili e della rilevazione utile/perdita
2. Verificare che per errore non siano presenti registrazioni con esercizio di competenza errato
   Da stampa visualizzazione prima nota: menu 2-1-8, ad esempio chiudendo l'esercizio "AA":
   • Stampare dal 01/09/AA-1 al 31/08/AA con esercizio corrente: non devono essere presenti registrazioni.
   • Stampare dal 01/09/AA al 31/08/AA+1 con esercizio precedente: non devono essere presenti registrazioni.
3. Eseguire la stampa bilancio contabile dell'esercizio che si va a chiudere: menu 2.2.1
4. Se tutto ok, eseguire le chiusure: menu 2.3.1
5. Ora la stampa del bilancio dell'esercizio chiuso non deve riportare dati e per poter ristampare si deve spuntare l'opzione 'non considerare le operazioni di chiusura' nel tab impostazioni di stampa 2: menu 2.2.1

Il programma crea registrazioni di prima nota per la rilevazione dell'utile/perdita, le chiusure dei conti economici, di quelli patrimoniali, delle riaperture dei conti patrimoniali e setta il campo status esercizio nel tab dati contabili dell'anagrafica ditta in 'effettuate chiusure': menu 1.C.1. Ora non si possono più modificare ed inserire registrazioni nell'esercizio chiuso. Le stampe fiscali possono essere fatte anche dopo le chiusure contabili.

RETTIFICHE DOPO LE CHIUSURE CONTABILI (Valido per entrambi gli scenari 1 e 2)

1. In anagrafica ditta, menu 1.C.1, tab dati contabili, modificare lo status esercizio portandolo in 'doppio esercizio'.
2. modificare e/o inserire le nuove registrazioni.
3. Ristampare bilancio contabile: menu 2.2.1
4. Ripetere la procedura di chiusura, menu 2.3.1 per effettuare le chiusure contabili spuntando 'cancella registrazioni precedentemente generate" con stesse date e stesse causali.