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Per una GESTIONE MINIMA, relativa al solo controllo dei rapporti
con le banche, occorre predisporre le seguenti tabelle:
- Inserire in anagrafica Clienti/Fornitori/Sottoconti dei sottoconti
relativi alle banche che si intendono gestire, creando più sottoconti
per ogni tipo di rapporto (ex: banca A c/c, banca A c/sbf, banca B c/c
ecc.) e selezionando nel campo 'richiedi date' l'opzione Data
Valuta.
- Inserire in tabella causali di contabilità delle causali ad hoc per
ogni tipo di operazione nei confronti della banche (ex: versamento
contante, versamento a/b, addebito effetti, ecc.
- In tabella Banche creare tante banche quante se ne intendono
utilizzare, collegandole ai sottoconti appena creati. Non è possibile
utilizzare lo stesso sottoconto per più tipi di banche. Sempre nella
tabella banche è possibile inserire tutti i dati relativi al rapporto
(tipo di rapporto, spese fisse, importo del fido, modalità di
addebito/accredito interessi passivi/attivi, ecc.) Attenzione ad
inserire correttamente i campi Abi e Cab per ciascun rapporto. Per ogni
banca è possibile inserire diverse causali per operazione associando ad
ognuna di esse valori ad hoc come gg. Valuta, commissioni applicate,
ecc. Per ogni banca è possibile indicare i vari tassi attivi e passivi e
le loro variazioni nel tempo (per data di inizio validità)
Una volta preparate le tabelle, è possibile attivare la procedura
inserendo normalmente movimenti nei confronti delle banche (sia da prima
nota che da prima nota da scadenze), a partire dall'apertura iniziale dei
conti, facendo attenzione ad utilizzare sempre le causali appropriate e
verificando ed eventualmente modificando la valuta indicata sulla griglia
(o, per programmi come P.Nota da scadenze, il campo data valuta
accessibile col apposito pulsante D). Per la registrazione in
Prima nota da scadenze e da Gestione distinte effetti
Incassi/Pag. di movimenti bancari con date valuta diverse, attualmente
occorre effettuare più registrazioni , selezionando ogni volta un gruppo
di scadenze omogenee (in caso contrario la procedura calcola e applica la
valuta media).
Qualora si intenda iniziare a gestire la procedura in corso d'anno,
occorre entrare in Tabella banche al fine di compilare tutti i
campi contenuti nella cartella 'Condizioni C/C 3' con i valori prelevati
dall'estratto conto; in caso contrario (inizio gestione della tesoreria da
inizio anno), è sufficiente compilare i seguenti campi: date accred/addeb
interessi e data ultima chiusura, saldo contabile all'ultima chiusura,
saldo valuta all'ultima chiusura.
Periodicamente occorre aggiornare la tabella banche al fine di
mantenere l'archivio allineato con le condizioni applicate dalla
banca.
Le tipiche operazioni che interessano a regime questa gestione sono :
- la movimentazione semplice del conto C/C (bonifici attive e passivi,
emissione di assegni, versamenti, prelievi, accredito di interessi e
addebito di spese e commissioni, ecc.) : queste operazioni avranno le
valute determinate come da condizioni bancarie (in base alla causale di
contabilità)
- la presentazione di ricevute bancarie al SBF : effettuato col
programma Gestione Distinte Effetti/incassi/pag., generano movimenti
dare sui conti accesi ai rapporti SBF con valuta pari alla data di
scadenza degli effetti presentati (più gli eventuali giorni di banca)
- l'accredito a scadenza degli effetti presentati al SBF : generano
movimenti avere sul C/SBF e dare sul C/C dalla banca, con data valuta
come da condizioni bancarie. (sui conti SBF il tasso attivo è sempre
indicato a zero)
- l'accredito anticipato di tutta o parte dell'importo SBF presentato
: generano movimenti avere sul C/SBF e dare sul C/C, con la valuta
dell'accredito (sul conto SBF si formano perciò saldi per valuta di tipo
debitore=avere). NB: La procedura non gestisce in automatico spostamenti
di disponibilità da SBF a C/C in base al saldo del C/C, come alcune
banche fanno (con i così detti Conto unico) per minimizzare il costo
finanziario degli interessi del cliente. Occorre pertanto, in questi
casi, sempre registrare manualmente (in un verso e nell'altro) il
travaso di disponibiltà tra i due tipi di rapporto in base alle
contabili o resoconti forniti dalla banca periodicamente.
I conti anticipi sono gestibili in modo analogo ai conti SBF.
La fase successiva, relativa al controllo degli estratti conto (sia di
C/C che di SBF), deve essere eseguita seguendo la sottoindicata
procedura:
- Entrare in contabilità generale nella procedura Gestione
partitari, selezionare il conto di banca, chiedere la
visualizzazione su griglia (cronologico) e spuntare (selezionare il
campo 'Spunta') tutte le righe relative ai movimenti confrontandole con
i documenti bancari ricevuti (contabili o estratto conto).
N.B.: Non spuntare la voce relativa alla riapertura del conto
banca al 01/01, altrimenti i valori possono essere considerati due
volte, una volta dal saldo nella tabella banche e una volta dal
movimento contabile di apertura.
- Entrare nel programma Stampa E/C Bancario e
visualizzare/stampare l'estratto conto optando o meno per una stampa
definitiva. Scegliendo la stampa definitiva, viene modificata la tabella
banche con i dati relativi alle date dell'ultimo aggiornamento. Viene
modificato anche il campo 'Ch. E/C' della griglia del partitario con una
spunta di colore:
- Blu: "chiusura del periodo effettuata"
N.B.: una volta eseguita la chiusura non è più possibile rieffettuarla,
per cui è buona norma effettuare preventivamente stampe di
controllo. |
