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L'impostazione iniziale del modulo di Project Management, proprio per
l'impossibilità di definire dettagliatamente i processi a priori, non
richiede un grande lavoro di precodifica dei dati di base; le uniche
informazioni che occorre definire obbligatoriamente prima di partire
riguardano la struttura dell'azienda abilitata alla gestione dei progetti
ed i tipi di attività che saranno richiamate come tasks delle commesse.
Premesso che la maggior parte dei dati utilizzati dalla gestione di
project management vengono attinti dalle tabelle ed archivi normalmente
utilizzati dalle rimanenti funzioni del programma, Il percorso logico di
definizione dei dati specifici del modulo può essere riassunto come segue
:
- inserimento Ruoli Aziendali da assegnare successivamente agli utenti
- inserimento dei Contatti e delle Risorse
- definizione della Organizzazione Interna Azienda
- inserimento di Tipi Task Particolari cui sono associati campi
aggiuntivi specifici.
- inserimento delle Voci di Commessa
- inserimento di Eventuali Voci di Listino Preventivazione Generiche
- definizione di eventuali modelli di Documenti da associare ai task
- inserimento di Eventuali Strutture di Commessa.
I dati riguardanti le voci di commessa da utilizzare (Descrizione
dettagliata delle singole attività) e le voci di listino preventivazione
(Voci generiche non collegate a magazzino, su cui si sviluppano i listini
prezzi di determinati tasks) vengono normalmente codificati,
contestualmente alla descrizione delle attività che compongono la
commessa.
Le Strutture di Commessa in particolare, possono essere viste come
modelli di attività precostituiti, replicabili in ogni applicazione e
strutturati sempre nella medesima maniera. Tali modelli vengono poi
utilizzati durante la codifica delle commesse vere e proprie.
Durante la codifica di queste informazioni occorre prestare attenzione
ad alcuni dati fondamentali che influiscono sulla gestione delle commesse;
in particolare per quanto riguarda le Voci di Commessa si segnalano :
- Livello : Permette di vincolare la presenza di una voce di commessa
solo ad un determinato livello della codifica di commessa.
- Tipologia Attività : Identifica, in base al tipo attività impostato,
quale sarà il percorso Gestionale che il Task dovrà seguire per essere
evaso.
- Gestione Costi : Indica quali parametri, (tra Costi, lavoro e
Quantità), debbono essere misurati e controllati per l'attività.
- Dare / Avere : Indica se l'attività è considerata un costo, un
ricavo, o una rettifica valore per la commessa; vincola pesantemente il
collegamento di tale attività con le successive rilevazioni effettuate
dalle funzioni standard del prodotto (Contabilità Analitica, Magazzino,
Fatturazione, ecc..)
- Genera Richiesta di Acquisto : Se attivata la gestione RDA / RDO per
il prodotto, i task di approvvigionamento esterno facenti riferimento a
voci di commessa con tale flag impostato possono iniziare il loro
percorso gestionale di evasione dal documento RDA (eventualmente
generandolo automaticamente), invece che direttamente dagli ordini.
- Campi di collegamento a C.A. : Se impostati vincolano fortemente il
collegamento del Task relativo alle rilevazioni di Contabilità
Analitica.
- Layout Predefinito : è possibile definire per ciascuna attività un
layout specifico di presentazione dei dati sulle righe di commessa; il
layout impostato sarà poi utilizzato in gestione struttura commesse,
qualora venga utilizzato il "Layout Automatico" di presentazione delle
attività.
- Ricalcolo Durata : Utilizzando la funzione di Esportazione /
Importazione dati commesse con MS Project, questo indicatore permette di
ricalcolare la durata attività in funzione del suo stato di avanzamento.
Una volta completata l'impostazione iniziale delle tabelle e degli
archivi, la gestione del project management prevede fondamentalmente una
attività periodica di creazione / modifica / controllo di nuove commesse
ed un lavoro continuo, connesso alla normale gestione dell'azienda sulle
funzioni standard del prodotto, di rilevazione e registrazione movimenti a
fronte delle attività delle singole commesse.
Le attività periodiche, esercitate direttamente da un gestore sulle
commesse, possono esere riepilogate in :
- Creazione / Gestione di Nuove Strutture di Commessa e Voci di
Commessa necessarie alla codifica di nuovi progetti.
- Creazione / Manutenzione di nuove commesse, o di parti di esse,
definendone anche il livello di accesso ai dati per gli utenti
abilitati, i ruoli aziendali loro assegnati ed i layout di presentazione
delle righe di dettaglio attività facenti parte della commessa, ecc.
- La creazione di nuovi Preventivi, e la gestione di quelli esistenti.
- La creazione e manutenzione dei modelli di documenti associati ai
tasks.
- L'aggiornamento degli avanzamenti di tutte le attività, sulla base
delle rilevazioni effettuate dai vari operatori.
- Il Controllo di avanzamento delle varie attività della commessa.
Le attività giornaliere di rilevazione prevedono invece un aggancio ai
tasks delle varie commesse (ed ai relativi valori impostati), durante
l'espletamento delle normali registrazioni quotidiane legate alla gestione
di:
- Contabilità Analitica
- Timesheet
- Documenti Di Magazzino
- Ordini
- Gestione Documenti di Lavorazione.
Per un quadro più completo della gestione vedi 'Una sessione di
Prova'. |
