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Il modulo di Project Management affronta problemi relativi alla
gestione di imprese complesse, uniche e di durata determinata, rivolte al
raggiungimento di obiettivi chiari e predefiniti, mediante un processo
continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate, e con
vincoli interdipendenti di Costi – Tempi – Qualità.
Trova applicazione in tutte quelle situazioni in cui le problematiche
produttive e gestionali non sono ripetitive e sistematiche; non possono
quindi essere ricondotte ad un processo definito e consolidato, ma debbono
essere affrontate e pianificate di volta in volta, se non addirittura in
corso d'opera; oppure dove assumono particolare importanza le fasi di
pre-produzione (preventivazione, progettazione) e post-produzione
(installazione, collaudi, ecc.), e le eventuali fasi cosiddette
"burocratiche" (richieste permessi, produzione documenti, adempimenti di
legge, certificazioni, ecc...).
L'esigenza è particolarmente sentita laddove le logiche legate ad una
produzione classica, gestita mediante Distinta Base e Cicli di
lavorazione, presentano una rigidità ed una necessità di dettaglio
descrittivo eccessive per il tipo di processi che si devono gestire; Dove
i processi non sono sistematicamente e puntualmente individuabili, ma
serve solo controllare che non superino i limiti impostati e che venga
raggiunto l'obiettivo prefisso; Dove è importante il coordinamento tra
strutture e risorse flessibili, per il completamento dei vari passi ed il
raggiungimento dell'obiettivo finale; Dove esiste la necessità di
vincolare gli avanzamenti dei lavori ad operazioni particolari (produzione
di documenti, vincoli con altre operazioni, ecc.); Dove esiste una
necessità di controllo dei costi particolarmente puntuale, tempestiva e
soprattutto previsionale dell'andamento nel tempo; Dove l'opera di
preventivazione interna ed esterna assume importanza per la valorizzazione
delle opere.
In un simile ambito si parla quindi di sistemi gestionali orientati al
conseguimento dei risultati, in cui non è importante tanto la puntualità
della descrizione del processo nei sui metodi e nelle sue componenti,
quanto la definizione delle variabili fondamentali da gestire :
- Obiettivi : (Definiti e chiari a tutte le funzioni
coinvolte).
- Responsabilità : (Attribuzione di una figura responsabile per
ciascuna Attività )
- Costi : (Predeterminati e controllati in corso d'opera)
- Tempi : (Schedulati preventivamente e controllati in corso
d'opera).
La definizione può essere quindi sintetizzata in : "Gestione per il
conseguimento dei risultati stabiliti, nel rispetto dei tempi e dei costi
preventivati".
Per quanto riguarda Obiettivi e Responsabilità, si può dire che in
questo contesto siano gli unici dati che rappresentano dei punti fermi per
la gestione, e di cui è davvero necessaria la predeterminazione
dettagliata e certa, prima di partire con l'attività.Costi e tempi invece
sono i parametri che, a fronte di una stima iniziale, possono anche
variare considerevolmente nel corso della vita della commessa; si può
quindi parlare in questo caso di "Variabili di progetto".
Le variabili che è possibile tenere sotto controllo riguardano :
- Lavoro (Ore Lavorative, Lavorazioni)
- Quantità (Materiali, Lavorazioni)
- Costi (Valori Monetari)
I Costi posso a loro volta essere suddivisi in :
- Costi Effettivamente Sostenuti (D.D.T., Fatture, ecc.)
- Costi Impegnati Previsti (Ordini)
Il modulo Project Management permette quindi di :
- Classificare le varie attività tipiche secondo una precodifica che
ne determini anche il tipo di gestione dei parametri da controllare
(Costi, lavoro e Quantità), ed il percorso gestionale necessario per la
loro evasione.
- Precodificare strutture replicabili e riutilizzabili in fase di
definizione delle commesse, quali le Voci di Commessa (Dettaglio
descrittivo delle singole attività utilizzate nella codifica delle
commesse), gli Schemi di Commessa (Strutture intere di commesse o
di rami di commessa precodificati utilizzabili come modelli di
compilazione della commessa effettive), i Tipi Task
(Classificazione delle attività che permettono di gestire descrizioni e
Campi aggiuntivi parametrici legati alle singole voci di commessa).
- Determinare lo schema operativo ( Work Breakdown Structure o
Project Breakdown Structure ) che descrive la commessa ed
eventuali contratti e/o riferimenti ad essa associata, oltre all'elenco
ordinato delle attività necessarie per il suo completamento.
- Definire gli accessi ai dati di ogni commessa per gli utenti, e la
possibilità di intervento, sulle singole voci di attività per i ruoli
aziendali associati agli utenti stessi.
- Legare alla commessa diversi preventivi sia a prezzi di vendita
(preventivazione "esterna, gestita a ricavi e margine), che a prezzi di
Costo (preventivazione "interna", gestita a costi + ricarico); con la
possibilità di definire anche eventuali righe di ricarico percentuale
e/o totalizzazione dell'intera opera o di parte di essa. I preventivi
sono organizzati gerarchicamente secondo lo schema "Preventivo /
Versione / Variante", in modo da permettere di tenere traccia delle
eventuali variazioni in corso d'opera.
- Associare alle specifiche voci di commessa una serie di documenti
legati a determinati destinatari. Tali documenti possono anche essere
basati su modelli predefiniti dall'utente e venire completati attingendo
dati dalla commessa stessa. è inoltre possibile definire il tipo di
invio per ciascuno dei destinatari (fax, e-mail, ecc.), definendo anche
se effettuare l'inoltro manualmente o automaticamente al verificarsi di
determinate condizioni (Attività rilasciata o Attività Avviata, oppure
Attività Completata).
- Definire per ciascuna attività i valori preventivati delle variabili
da tenere sotto controllo (Costi, Tempi e Quantità Previsti).
- Registrare gli avanzamenti delle varie attività sfruttando lo
stretto legame tra Project Management e le normali funzioni gestionali
del prodotto. In questo modo è possibile tenere costantemente sotto
controllo l'andamento Attuale, e Previsto per il completamento dei
Parametri da controllare (Costi, Tempi e Quantità Attuali e Rimanenti).
- Rilevare separatamente sia i movimenti di tempo e costi
effettivamente verificatisi a fronte di una attività (Operazioni di
contabilità, DDT, Fatture, Documenti di Magazzino, ecc.), che i
movimenti relativi ad operazioni previste ma non ancora effettive
(Ordini a Fornitore, ecc.).
- Evidenziare eventuali situazioni di superamento dei valori
Preventivati, con la possibilità di impedire ulteriori avanzamenti
dell'attività.
- Permettere la registrazione manuale, da parte degli utenti
abilitati, di operazioni di rettifica budget per le singole attività,
che sblocchino di fatto eventuali situazioni di superamento limiti
verificatesi.
- Stampare i preventivi associati alle commesse in forma dettagliata o
sintetica.
- Verificare in qualunque momento lo stato di avanzamento e la
struttura della commessa.
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