Data ultimo aggiornamento: 13/06/2012

Le elaborazioni periodiche e di fine esercizio del modulo magazzino\vendite

Qualora il vostro elaboratore sia dotato di un disco fisso non sufficiente a contenere tutti i movimenti di magazzino che si verificano in un esercizio, vi troverete nella necessità di eliminare periodicamente parte dei movimenti di magazzino che avrete in archivio, al fine di liberare spazio sul Vs. disco fisso.

A tal scopo occorre eseguire le seguenti operazioni :

1. decidete fino a che data vorrete cancellare i movimenti che avete in archivio (per es. 31/3/92)
2. provvedete, se non lo avete fatto, (e se vi interessa) alla stampa delle schede articoli fino a tale data (se disponete anche dei moduli fatturazione, statistiche e agenti/provvigioni dovrete anche eseguire la fatturazione delle bolle ancora da fatturare a tale data, la generazione delle provvigioni nonchè la generazione degli archivi statistici ed eventualmente la contabilizzazione delle fatture)
3. eseguite un aggiornamento progressivi di magazzino fino a tale data
4. eseguite una cancellazione documenti di magazzino sempre fino alla data prescelta.

A fine esercizio si verifica un periodo in cui è necessario lavorare su movimenti di magazzino dell'anno appena trascorso e nello stesso tempo registrare i nuovi movimenti di magazzino (di competenza del nuovo esercizio). Questo è possibile indicando al momento della registrazione del carico o dello scarico l'anno di competenza.

Vi sono però una serie di operazioni tipiche da fare una volta che si possano considerare chiuse le registrazioni di magazzino relative all'esercizio precedente. Tali operazioni sono le seguenti:

1. provvedete, se non lo avete fatto, (e se vi interessa) alla stampa delle schede articoli fino alla data di chiusura del precedente esercizio
2. eseguite un aggiornamento progressivi di magazzino fino a tale data
3. eseguite una stampa inventario lifo con la scelta Tipo elaborazione alla data ultimo aggiornamento solo merce propria e con l'opzione inventario finale (Attenzione ! : i valori delle esistenze riportati da questa stampa saranno quelli che verranno riportati a nuovo con l'operazione indicata al punto 4, a meno che non si intervenga sui progressivi definitivi articoli su singoli articoli per variare il valore attribuito alla giacenza finale e la sigla che evidenzia il metodo di valorizzazione applicato, come descritto più avanti )
4. eseguite poi una Chiusura esercizio magazzino: tale operazione provvede a :
   • riportare la giacenza iniziale risultante nell'esercizio trascorso nell'archivio dello storico lifo delle giacenze
   • riportare l'esistenza finale del precedente esercizio come giacenza iniziale dell'esercizio in corso (il nuovo esercizio)
   • risistemare tutti i totalizzatori sui progressivi correnti articoli in base alle sole registrazioni di competenza del nuovo esercizio
   • riazzerare i progressivi definitivi articoli, lasciando in essi solo la giacenza iniziale all'inizio del nuovo esercizio.
5. eseguite una cancellazione documenti di magazzino sempre fino alla data di chiusura dell'esercizio, solo qualora però vogliate eliminare i movimenti dell'anno precedente, per esempio perché desiderate recuperare spazio su disco.

   N.B.: per eseguire questa operazione il programma ha bisogno di un certo spazio, quindi occorre decidere in tempo per tale operazione, non procedere solo al momento in cui non vi sia più spazio disponibile sul disco del elaboratore.

Una variante al procedimento sopra descritto, prevede la possibilità di operare modifiche ai valori di magazzino attribuiti con l'operazione n. 3 . Infatti prima dell'operazione 4 (Chiusura esercizio magazzino) è possibile su singoli articoli modificare il valore attribuito alla giacenza finale con il seguente procedimento :

• Con gestione Progressivi Definitivi Articoli (nelle Utility di Gestione Magazzino) sugli articoli da svalutare (per es. perché il loro valore presumibile di realizzo è inferiore al valore calcolato secondo le norme fiscali LIFO) modificare (nella cartella Magazzini Merce Propria) il campo Valore esistenza ed il campo Tipo valorizzazione (per es. sostituendo Lifo con Ultimo Costo)
• alla fine di tutte le rettifiche, eventualmente, ristampare l'inventario di magazzino con i valori così rettificati richiedendo la scelta Tipo elaborazione alla data ultimo aggiornamento , solo merce propria e con valorizzazione come da inventario finale

L'effetto di queste operazioni è che la chiusura dell'esercizio di magazzino porterà a nuovo il valore modificato come valore della giacenza iniziale.