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Configurazione Business E-mail | |||
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Il modulo di Business e-mail è disponibile solo da Business .Net 2010 e non è supportato nella versione Classic Start. è possibile utilizzare tutti programmi di gestione delle e-mail (ricezione, consolle, composizione, visualizzazione e personalizzazione) se si è in possesso di una chiave che comprenda il modulo "E-mail integrata" o con il modulo "CRM", ma se si è a disposizione del solo modulo CRM, la possibilità di collegare le e-mail alle entità di business o l'invio di posta tramite SMTP (invece che MAPI) è disponibile per la sola parte CRM. In ognuno dei 2 casi, per attivare le funzionalità dell'e-mail integrata sulla parte CRM è necessario attivare la spunta "Usa e-mail integrata sulle funzioni CRM" nel programma di Personalizzazione (BNEMPEEM). ATTENZIONE: attivando il modulo di E-mail integrata tutti i programmi che inviano e-mail (come Generazione file PDF o Word) passeranno dall'invio tramite MAPI all'invio utilizzando SMTP. Di conseguenza se gli operatori non saranno in grado di spedire e-mail finchè non verrà configurato l'account di posta. Abilitazione alla ricezione su server Web Sui server web che supportano le connessioni POP3, come Yahoo, Alice, ecc... la predisposizione alla ricezione e-mail è già stata fatta dal gestore del server, può capitare che in alcuni casi sia disabilitata sui singoli indirizzi di posta. Per abilitarla è sufficiente accedere al sito web del fornitore del servizio, e dopo aver effettuato l'accesso con il proprio indirizzo cercare tra le impostazioni "Abilita connessioni POP3" o "Accesso POP3". Di solito tra queste impostazioni vengono anche forniti gli indirizzi ip e le porte per poter effettuare le connessioni POP3 e SMTP al server web, che dovranno essere successivamente utilizzati durante la configurazione degli account di posta su business. Abilitazione alla ricezione su server Exchange Sui server exchange di solito la connessione POP3 è disabilitata. Per attivarla è necessario: In Gestore di sistema di Exchange - Server - "nome server" - Protocolli - POP3 si deve avviare il Server virtuale POP3 predefinito
In Utenti e Computer di Active Directory bisogna verificare nelle proprietà dell'utente, tra le Caratteristiche di Exchange, che il protocollo POP3 sia abilitato.
Perché queste impostazioni abbiano effetto si consiglia di attendere qualche minuto e riavvire il PC dell'utente a cui è stato abilitato la connessione POP3. Utilizzare i seguenti dati per configurare gli account di posta sugli operatori di business:
Configurare gli account di posta su business Per configurare l'account di posta di un operatore di business avviare il programma di consolle e-mail (BNEMCMAI), se l'account non è ancora stato configurato apparirà in automatico una finestra per procedere alla configurazione, altrimenti, se si vogliono modificare le impostazioni di un account già in uso, è possibile accedere alla stessa schermata dal menù opzioni.
Ditta: la ditta sulla quale verrà impostato l'account. Provider: contiene una lista pre configurata di alcuni dei più famosi server di posta. Se il vostro provider rientra tra quelli nella lista è sufficiente sceglierlo e tutti i campi relativi al server di posta in arrivo e posta in uscita verranno compilati in automatico. NB: la lista dei provider NON indica quali sono i server supportati, NON garantisce che il server supporti tutte le funzionalità di business e NON è detto che le impostazioni funzionino sulla vostra rete. è solo una lista delle impostazioni di configurazione prese direttamente dai siti web dei fornitori dei servizi di posta. Indirizzo e-mail: è l'indirizzo e-mail associato all'operatore nell'organizzazione aziendale, che verrà utilizzato come indirizzo e-mail per la connessione al server. Nome utente: opzionale, serve quando il nome utente differisce dall'indirizzo e-mail. Password: la password per poter accedere alla casella di posta. Indirizzo server: l'indirizzo ip o il nome del server. Se si utilizza exchange è consigliato utilizzare l'indirizzo IP invece del nome. Porta: la porta sulla quale effettuare la connessione (lo standard prevede POP3: 110, POP3 con SSL 995, SMTP 25, SMTP con SSL 465). Connessione SSL: se il server usa per lo scambio dei messaggi una connessione sicura di tipo SSL. In Dati Accesso consente di modificare i da ti per effettuare l'autentificazione al server di posta in uscita, le possibili scelte sono tra:
Tramite i pulsanti di verifica connessione è possibile controllare se i dati inseriti sono corretti. NB: se la configurazione dell'account si fa sui singoli client e non si è aperta la porta di connessione al server POP3 (perché la si vuole aprire solo sul server che scarica la posta per business) è normale che la verifica della connessione fallisca. Altre opzioni di configurazione di Business Il programma di personalizzazione gestione e-mail (BNEMPEEM) permette di configurare le principali opzioni di registro senza dover accedere al registro di business.
Le opzioni riguardando principalmente la gestione di Business e-mail con il CRM, ma ce ne sono 2 che sono importanti: Scarica nuove e-mail ogni X minuti: quando il programma di ricezione è avviato in modalità batch procederà a controllare se sono presenti nuovi messaggio di posta ad ogni intervallo di tempo che viene specificato. Invia una copia al mittente in Ccn: questa opzione consente di inviare in automatico una copia dell'e-mail a se stessi aggiungendo anche un tag particolare nell'intestazione. Questa e-mail NON verrà scaricata nuovamente dal programma di ricezione e-mail di business, ma potrà essere utilizzata sugli altri client di posta esterni a business che tramite delle regole potranno farla risultare nella cartella di posta inviata. Tra le altre opzioni possiamo trovare: Usa e-mail integrata sulle funzioni CRM: attiva o disattiva le funzionalità di e-mail integrata sul CRM. Genera attività CRM alla ricezione di nuove e-mail: Crea in automatico una attività CRM quando si riceve una nuova e-mail. L'attività viene associata all'operatore con il quale è stato eseguito il programma di ricezione e-mail. Usa il codice attività sulla ditta XXXX: Relativo all'opzione precedente, utilizza il codice attività specificato in fase di generazione di una nuova attività per la ricezione delle e-mail. Genera attività CRM all'invio di e-mail: è possibile scegliere se proporre, generare in automatico o non generare nuove attività CRM all'invio di una e-mail Invio automatico avvisi eventi (da gestione attività): quando si crea una nuova attività (sia dal CRM che dall'agenda integrata all'e-mail) viene chiesto se spedire una e-mail per avvisare i partecipanti dell'attività. Se viene attivata la spunta l'e-mail viene spedita senza chiedere senza visualizzare prima l'anteprima. Configurazione del server di business per la ricezione di nuove e-mail Per avviare il programma di ricezione della posta in modalità batch per
prima cosa eseguire il programma normalmente (BNEMGMAI) e premere
Nel tab "Generale" selezionare "Esegui indipendentemente dalla connessione degli utenti" e "Esegui con i privilegi più elevati".
In "Attivazione" selezionare che l'operazione parta all'avvio del sistema.
In "Azione" impostare che venga eseguito Business con i parametri:
Infine in impostazioni togliere la spunta da "Interrompi se non eseguita per oltre:". Una volta in esecuzione per poter procedere all'aggiornamento di business sul server andrà interrotta l'operazione pianificata. La posta inviata da Business come posta inviata su Outlook Se si ha la necessità di visualizzare la posta inviata su business come posta inviata su outlook è possibile, dal programma di Personalizzazione (BNEMPEEM), selezionare "Invia una copia al mittente in Ccn". Attivando questa opzione le e-mail verranno inviate anche in Ccn al proprio indirizzo di posta. Inoltre queste e-mail avranno un tag particolare nell'intestazione che permette a business e-mail di non scaricarle nuovamente. Sfruttando questo tag è anche possibile creare delle regole all'interno di outlook per spostare le all'interno della cartella "Posta inviata" e segnarle come già lette. Per creare questa regola si può procedere da Outlook dal menù Strumenti -> Regole e Avvisi e premere su "Nuova regola". Nella prima schermata di "Creazione guidata Regole" selezionare "Crea nuova regola" e selezionare "Controlla messaggi in arrivo", poi procedere premendo avanti.
Tra le condizioni da verificare attivare la spunta su "Inviato da utenti o liste di distribuzione", selezionando come indirizzo e-mail il proprio, e "Con parole specifiche nell'intestazione del messaggio", inserendo "X-BNETCopiaCcn: Si" come condizione.
La pagina successiva contiene le azioni da eseguire, qui è necessario selezionare "Sposta il messaggio nella cartella specificata", scegliendo di postare le e-mail nella cartella "Posta inviata", e "Segna come già letto".
Le eccezioni presenti nella schermata successiva si possono ignorare, e nella schermata finale verrà mostrato un riepilogo della regola appena creata. NB: le regole che contengono l'azione "Segna come già letto" vengono attivate dal client (e non direttamente dal server Exchange), questo comporta che verranno applicate solo quando Outlook è in esecuzione. Se la ricezione delle e-mail su un account avviene anche da altri dispositivi (come da cellulari), quando Outlook non è attivo la posta verrà scaricata come normali e-mail in posta in arrivo. Per evitare questo problema è possibile spezzare la regola dividendo le 2 azioni che esegue in 2 regole diverse. Così exchange si occuperà di spostare in automatico la posta ricevuta nella "Posta inviata", così sul dispositivo portatile l'e-mail non apparirà nella cartella "Posta in arrivo", e all'avvio di Outlook le e-mail precedentemente spostate verranno segnate come lette. Prima deve essere eseguita la regola che segna come già lette le e-mail a livello di client, e dopo quella di spostarle nella cartella posta inviata.
Le liste di distribuzione Le liste di distribuzione permettono di spedire le e-mail ad un gruppo di persona senza dover selezionare i singoli indirizzi. Se la rete che state utilizzando già prevede l'utilizzo di liste di distribuzione è possibile continuare ad utilizzarle anche con business e-mail. Spedendo una e-mail all'indirizzo della lista di distribuzione questa sarà ricevuta in automatico a tutti i membri di tale lista. Volendo è possibile far si che la lista appaia come proposta automatica in fase di compilazione dell'indirizzo e-mail. Per farlo è necessario aggiungere l'indirizzo della lista all'interno della propria organizzazione aziendale. |
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