Data ultimo aggiornamento: 13/06/2012

Impostazione degli schemi buget e dei budget del modullo della contabilità analitica

Poiche' i dati derivanti dalla contabilità analitica verranno rappresentati principalmente tramite 'prospetti' o stampe 'Budget/Consuntivo', l'impostazione di tali prospetti è un passaggio fondamentale anche per la gestione.

Si consiglia, per centri, linee e commesse di impostare prima gli 'schemi' generali per ciascuno di questi 3 tipi di oggetto di indagine; in tal modo inserendo i 'budget' relativi ai singoli centri, linee e commesse, il programma provvederà automaticamente a proporre lo 'schema' relativo, che potra' essere modificato opportunamente per quella particolare linea o centro o commessa, ma rendera' il lavoro molto più snello e veloce.

Negli schemi/budget e nei budget è possibile inserire riferimenti al piano dei conti di CA (sottoconti di costo o di ricavo), e per ciascuno di essi:

• indicare nell'apposita casella Segno (spuntandola) se il conto lavora normalmente in avere (trattasi per lo più dei ricavi) e si vuole che i dati relativi vengano stampati in positivo anzichè in negativo (infatti, senza indicare niente in questa casella, la procedura in fase di stampa dei consuntivi converte i valori dare in valori positivi ed i valori avere in valori negativi)
• l'origine da cui si vuole che i valori vengano prelevati (registrazioni effettuate da contabilità generale, registrazioni di magazzino, registrazioni di manodopera, oppure tutte le origini previste)
• (nei soli budget) i vari valori a preventivo (quantità previste, costi/ricavi previsti, valori da addebitare al cliente previsti) sia iniziali che revisionati, nonchè (ma solo dopo le opportune elaborazioni) i dati sintetici di consuntivo. Per esempio si può indicare che per il ricavo VENDITE PERSONAL COMPUTER per l'anno 1997 nel budget del centro COMMERCIALI si fissa come obiettivo un valore di Lit. 2.000.000.000 corrispondente a 1000 pezzi (quantità obiettivo)

I dati a preventivo possono essere anche dettagliati, per singole voci specifiche ed importanti (come per esempio i ricavi da vendite o i consumi di materie e la manodopera diretta), per articolo o per tipo di lavorazione. Per esempio, si può prevedere che il dato obiettivo di 2 miliardi del conto VENDITE PERSONAL C. sia suddiviso tra 50/100 prodotti indicando per ciascuno di essi quantitativi obiettivo e valore (fino ad un totale naturalmente di 2 miliardi)

Nel caso di budget di linea o di centro è possibile su ciascun conto anche dettagliare i dati a preventivo distinguendo i valori mese per mese. Sempre nell'esempio del VENDITE P.C. del centro COMMERCIALI per l'anno 1997 si può così suddividere l'obiettivo di 2 miliardi in :

  mese     qta prev. iniz.  valore prev. iniziale

  gennaio             100         200.000.000
  febbraio             90         180.000.000
  marzo               100         200.000.000
  aprile              100         200.000.000
  maggio              100         200.000.000
  giugno               85         170.000.000
  luglio               15          30.000.000
  agosto               10          20.000.000
  settembre           100         200.000.000
  ottobre             100         200.000.000
  novembre            100         200.000.000
  dicembre            100         200.000.000
  ---
  totale             1000        2000.000.000
  

E ulteriormente, per ciascun articolo, indicato nella parte Dettaglio, è possibile indicare quantità e valori previsti di vendita in ciascun mese.

I budget di centri, linee e dell'azienda nel suo complesso, sono sempre riferiti ad un esercizio specifico (la qui la possibilità di distinguere i valori anche per i singoli mesi); per quanto riguarda li budget relativi a commesse, invece, non opera questa distinzione, poiché, essendo spesso le commesse lavori/appalti/contratti che hanno una durata pluriennale, o comunque che possono potenzialmente interessare 2 o più esercizi (pensiamo anche ad una piccola commessa che inizia il 15/12/96 e termina il 10/1/97) non è significativo distinguere l'esercizio ed i mesi: è invece prioritario vedere la commessa nel suo complesso.

Un approfondimento meritano i vari valori preventivi e consuntivi che possono essere inseriti in un budget.

Distinguiamo innanzitutto tra :

• dati preventivi iniziali : sono quelli stabiliti in base alle previsioni/obiettivi iniziali (tipicamente inizio esercizio o inizio commessa)
• dati preventivi revisionati : sono dati preventivi corretti in corso d'esercizio o in corso d'opera (per le commesse)
• dati consuntivi : sono quelli risultanti dai costi e ricavi effettivamente determinatisi su quel centro, linea, commessa (non vengono inseriti dall'operatore ma determinati/aggiornati con apposite elaborazioni)

Su ciascuno dei 3 gruppi di dati sopra indicati, possiamo indicare :

1. Quantità : solo per quelle voci ove ciò ha un senso (per. es. KG di materie prime, HR di manodopera), indicare per esempio il numero dei pezzi o dei kg di prodotto obiettivo di vendita
2. Valore Costo/ricavo: per ogni voce, indicare il valore obiettivo del costo o del ricavo relativo (i 2 miliardi dell'esempio sopra)
3. Valore da addebitare al cliente : solo per le commesse, e solo per le voci di costo che non rientrano in una valutazione di prezzo commessa determinato a corpo indicare il valore da addebitare al cliente a fronte del costo sostenuto.

è da rilevare che l'impostazione di un budget (per es. un budget di centro) stabilisce non solo i valori previsti di costo/ricavo su ciascun conto, ma anche contemporaneamente stabilisce quali conti possono essere utilizzati per l'addebito di costi e ricavi a quel centro. Pertanto l'impostazione del budget è una operazione necessaria, anche se non si intende utilizzare la possibilità di definire valori a preventivo per le singole voci!!!

NB : sarà possibile fare affluire ad un centro o ad una linea un costo diverso da quelli elencati nel budget solo operando con appositi movimenti di pura contabilità analitica (per es. rilevazione di storni o di giroconti, di ratei, risconti, rimanenze, ecc.) oppure generando automaticamente (o anche manualmente) registrazioni di pura contabilità analitica tramite il programma Ribaltamento Costi/Ricavi e Generazione Ratei e Risconti di CA.

Infatti i movimenti di pura contabilità analitica hanno un campo denominato 'Livello di ribaltamento' che, quando assume valore diverso da 'Imputazione originaria', consente di inserire registrazioni su centri, linee, commesse anche omettendo il centro, e anche se sul centro linea o commessa destinataria dell'imputazione il conto indicato non è esplicitamente previsto nel budget di quel centro/linea/commessa.

Si distinguono cioè in modo preciso quelle che sono registrazioni-imputazioni originarie di costi ricavi (che devono sottostare ali vincoli definiti nei budget) (tutte le imputazioni fatte da CG e da magazzino e manodopera sono necessariamente imputazioni originarie) ; e , dall'altra parte, registrazioni di pura contabilità analitica che possono operare dei trasferimenti/ribaltamenti/storni/rettifiche tra centri, linee, commesse, al di fuori dei vincoli di budget. Il valore del campo 'Liv. di Ribaltamento' definisce in qualche modo la 'causale' di queste registrazioni particolari. I valori in questione possono essere pertanto :

• (0) Imputazione originaria di costo/ricavo elementare
• (1) Ribaltamento da centro comune a centro aus./principale
• (2) Ribaltamento da centro ausiliario a centro principale
• (3) Ribaltamento da centro principale a linee di prodotti
• (4) Ribaltamento da centro principale a linee di prodotti/singoli articoli
• (5) Ribaltamento da centro principale a commesse
• (6) Ribaltamento da centro principale a linee di prodotti/commesse
• (8) Ratei, risconti e rimanenze
• (9) Libero storno

Riportiamo qui sotto un esempio di impostazione di un budget di linea di prodotti, e come, in base a tale impostazione, i dati verranno rappresentati in una stampa budget/consuntivo sintetica.

Per il significato preciso dei vari indicatori riportati sulle singole righe, vedi anche la parte analitica del manuale.

  +     Conto    Descrizione          Orig  Segno  UM   Qta Prev In    Val Prev.In
  |     31010001 VENDITE PRODOTTI     C.G.    v    NR         1000   2.000.000.000
  |     32010003 RIMBORSI SPESE       C.G.    v                            200.000
  |     32010006 CORRISP. RIPARAZIONI C.G.    v                          3.000.000
  |     22010006 MANODOPERA OPERAI    OreM         HR         3000     500.000.000
  |     21010001 CONSUMI ALLUMINIO    Mag.         KG         8000   1.100.000.000
  |     21010002 ACQUISTI ACCESSORI   C.G.                               3.000.000
  |                                                                             

  

Ecco come risulterà la stampa budget/consuntivi sintetica (ridotto opportunamente per ragioni di spazio, e dati non significati e non congruenti perche' presi da archivi di prova):

  ALFA   SPA                                    SITUAZIONE DAL : 01/01/97
                                                           AL  : 31/08/97
                                                Pagina    n. ..:        1
  BUDGET/CONS. LINEA    A1     LINEA/FAMIGLIA A1
  +-------------------------------+-------------------------++-------------------------+----+
  |                               | P R E V E N T I V O     || C O N S U N T I V O     | %  |
  |  Mastro   Descrizione         | Qta |        Valore     || Qta          Valore     | Sc.|
  +-------------------------------+-----+-------------------++-----+-------------------+----+
  | 3101 RICAVI SU VENDITE                                                                  |
  |    31010001 VENDITE PRODOTTI    1000  2.000.000.000       1800   1.800.000.000      -10 |
  |      TOTALE MASTRO                    2.000.000.000              1.800.000.000      -10 |
  | 3201 ALTRI RICAVI TIPICI                                                                |
  |    32010003 RIMBORSI SPESE                  200.000                    200.000        0 |
  |    32010006 CORRISPETTIVI RIP             3.000.000                  3.300.000      +10 |
  |      TOTALE MASTRO                        3.200.000                  3.500.000      +10 |
  | 2201 COSTI MANODOPERA                                                                   |
  |    22010001 MANODOPERA OPERAI   3000    500.000.000       3150     550.000.000      +05 |
  |      TOTALE MASTRO                      500.000.000                550.000.000      +05 |
  | 2101 COSTI MATERIE PRIME                                                                |
  |    21010001 CONSUMI ALLUMNIO    8000  1.100.000.000       7750   1.000.000.000      -10 |
  |    21010002 ACQUISTI ACCESS.              3.000.000                  3.000.000        0 |
  |      TOTALE MASTRO                        3.000.000                  3.000.000        0 |
  |   MARGINE                               400.200.000                250.000.000      -35 |
  +-------------------------------+-----+------+-------+----++-----+------+-------+----+----+

In modo simile possono essere impostati prospetti (schemi e budget) relativi a commesse. In modo analogo per i centri (con la differenza che molti centri non avranno la sezione 'RICAVI' in quanto centri di soli costi)

Può essere inoltre impostato un budget 'aziendale' cioe' relativo all'azienda nel suo complesso, per la predisposizione di un conto economico preventivo da verificare con i dati consuntivi derivanti dalla contabilità analitica.

Da questo esempio di stampa, emerge il fatto che il raggruppamento delle varie voci di costo e di ricavo in base alla comune appartenenza ad un mastro, incide sulla rappresentazione in stampa dei rapporti budget/consuntivi forniti da Business. Si deduce pertanto, che qualora si voglia utilizzare la Contabilità analitica è bene strutturare il piano dei conti di contabilità generale (in particolare per quanto riguarda mastri e sottoconti) in modo coerente anche ai risultati che si vogliono ottenere in contabilità analitica.