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Contabilità dei professionisti | |||
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Con Business è possibile gestire il regime contabile fiscale dei professionisti nelle varie varianti possibili :
Per gestire con Business questo tipo di contabilità occorre :
In particolare su quest'ultimo punto è bene evidenziare che le differenze fondamentali, a livello di gestione, tra una contabilità aziendale ed una professionisti, sono le seguenti:
Il piano dei conti, perdisposto dall'utente o utilizzando il PDC standard 'STANDAR-PR', deve contenere almeno due sottoconti speciali:
Questi conti vanno normalemente codificati tra le attività e passività (è preferibile in quanto fiscalmente non fanno reddito finchè non sono incassati/pagati) . Inoltre i conti di costo e di ricavo che possono essere interessati dalla registrazione distinta costo-pagamento oppure ricavo-incasso vanno tutti segnalati con un apposito flag (spuntare la casella) 'Collegamento a costi/ricavi sospesi' (non vanno contrassegnati per es. le quote di ammortamento, che operano per competenza, o la quota TFR dell'anno... dove non c'è il concetto di incasso o pagamento per rendere i relativi costi effettivi). Sempre a livello di PDC, sui conti i cui valori debbono concorrere alla totalizzazione distinta sul registro cronologico (per i professionisti con registro cronologico), indicare nel campo (elenco a discesa) ' Totalizzatore registro cronologico' il valore corretto. I totalizzatori sono i seguenti :
La tecnica contabile del principio di cassa Per rendere effettivo il principio di cassa (costi effettivi solo al momento del pagamento e ricavi effettivi solo al momento dell'incasso) si adotta una tecnica contabile che prevede (per es. fattura emessa):
Solo la seconda registrazione dovrà apparire nel registro cronologico (o nel registro incassi o incassi/pagamenti). Più precisamente avremo:
Lo storno Ricavi sospesi a Ricavi viene eseguita con la causale predefinita 9998 STORNO COSTI/RICAVI SOSP. Considerazioni particolari meritano le note di accredito. Le note di accredito vanno distinte in
Nel primo caso si va a chiudere la registrazione iniziale della fattura, che non apparirà pertanto mai in registro cronologico o registro incassi/pag. (salvo che trattasi di una nota di accredito per parte del valore, e rimanga aperta per un residuo poi incassato/pagato: in tal caso apparirà nel registro cronologico solo per la parte incassata/pagata). Nel caso di contabilità professionisti semplificate (e solo per essi), i movimenti non Iva che vanno sicuramente nei registri iva sono i seguenti, in dettaglio (senza voler essere esaustivi): Sul registro iva degli acquisti:
Sui registri vendite o corrispettivi :
L'operatività in Gestione p.Nota, nel caso di regime professionista è descritta brevemente nelle pagine seguenti. Tutto, o in gran parte, si basa sulle impostazioni effettuate nella parte 'Impostazone contropartite' del programma 'Causali di Contabilità', ed in particolare sull'impostazione dei campi 'Tipo movim. In registro cronologico' e 'Tipo movimento incassi' (quest'ultimo solo per la gestione del registro cronologico). Per il significato di detti campi vedi anche guida analitica Tabella causali di contabilità. NB : Il comportamento del programma 'Gest. P.Nota' è il medesimo, qualunque sia il tipo contabilità professionisti prescelto. In fase di emissione fattura/nota di accredito, in uscita dalla griglia IVA viene eseguito un controllo sulla causale contabile: se la causale, come tipo documento IVA, non ha settato 'Fattura/storno +' o 'nota accredito/storno –' viene visualizzato un messaggio di 'causale non corretta per la gestione dei professionisti'. Se la causale è corretta, uscendo dalla griglia IVA viene eseguito un controllo sull'impostazione della prima contropartita, campo 'tipo mov. In reg. cronologico': se il valore è diverso da 'nota accred. A storno fattura' verrà visualizzata una apposita finestra ('Professionisti : gestione fatture' ) che chiederà gli estremi da riportare sul registro cronologico (o sul registro incassi/pagamenti); se il valore è 'nota accred. A storno fattura' verranno visualizzate le fatture non totalmente incassate, al fine di sceglierne una (quella che dovrà essere stornata dalla nota di accredito). Verranno visualizzate solo le fatture con importo residuo da incassare/pagare uguale o superiore all'importo indicato nel totale documento. In questo caso la nota di accredito può essere assimilata ad in incasso/pagamento.
Successivamente la finestra modale 'Professionisti: gestione fatture' potrà essere riaperta semplicemente entrando ed uscendo dalla griglia IVA. Le riaperture successive alla prima provvederanno sempre a visualizzare i dati precedentemente impostati. Per far eseguire il reinserimento dei valori iniziali occorrerà cancellare la riga e reinserirla. In alcuni casi occorrerà cancellare la registrazione e rifarla. Al salvataggio della registrazione viene eseguito un controllo per verificare se il totale documento o il totale IVA sono stati cambiati dopo aver impostato gli importi nella schermata 'Professionisti: gestione fatture' di cui sopra: se sono diversi verrà visualizzato un messaggio che rimanda alla finestra 'Professionisti: gestione fatture' per la correzione dei valori. In apertura di questa finestra verranno riproposti i valori precedentemente memorizzati, premendo 'TAB' o 'INVIO' verranno aggiornati con quelli indicati nella registrazione. Se nel castelletto contropartite sono presenti righe con 'tipo mov. In reg. cronologico' diverso da 'non interessa' (come nel caso delle righe delle causali che prevedono anche/solo un INCASSO o PAGAMENTO), in uscita dal campo contenente un importo verrà visualizzata la finestra per la selezione delle fatture aperte ancora da saldare ('Elenco fatture aperte'), questo solo se il conto intestatario della riga è un cliente o un fornitore; lo zoom visualizzerà fattore o note di accredito di importo residuo superiore o uguale a quello impostato a seconda della sezione DARE/AVERE dove è stato digitato l'importo incassato/pagato. Se non si seleziona nessuna fattura, non sarà possibile salvare la registrazione.
Non apparirà l'elenco delle fatture aperte per i sottoconti. In questo caso l'apertura della finestra servirà esclusivamente per inserire operazioni contabili che dovranno essere riportate sul registro cronologico (ad esempio gli ammortamenti). Sarà possibile riaprire questa ultima finestra in uscita da un campo importo dopo averlo modificato. N.B.: se successivamente si torna a cambiare l'importo, il sottoconto oppure l'importo viene spostato da DARE ad AVERE, riaprendo la schermata dell'incasso fatture aperte il programma provvederà a cancellare la precedente informazione e proporrà nuovamente l'elenco fatture aperte. Durante il salvataggio, se la fattura non risulta emessa e totalmente incassata nella stessa registrazione, per i conti che in anagrafica hanno settato il flag di giroconto a costi/ricavi sospesi' verrà salvato come conto il conto sospeso, mentre quello originario verrà salvato in un campo secondario. Se la registrazione dovesse venir riaperta, il programma provvederà, in fase di apertura, a riportare il castelletto contropartite così come l'utente lo aveva lasciato. Tutto ciò non accade (ovvero la registrazione viene salvata così come è stata inserita) se la reg. non è di tipo IVA oppure se è di tipo IVA ma il cliente/fornitore intestatario del documento è un sottoconto. ATTENZIONE: non è possibile, all'atto della registrazione della fattura, eseguire incassi/pagamenti parziali della stessa. Se la fattura viene totalmente incassata nel momento in cui viene registrata, non viene effettuato il giro di cui sopra (visto che non serve). Se questa ultima registrazione viene riaperta e gli viene cancellato il pagamento/incasso, comunque al salvataggio non verrà eseguito il passaggio per il conto costi/ricavi sospesi. All'atto dell'incasso/pagamento, sulle righe interessate verrà aperta una finestra per – la selezione delle fatture se il conto è un cli/forn – per l'inserimento dei dati di reddito se trattasi di un sottoconto. In questa finestra modale il campo 'importo cassa/banca' deve venir compilato diverso da 0 solo se trattasi di un incasso o di un pagamento (ovvero nella reg. contabile è indicato un conto cassa o banca). L'importo riportato nella casella 'terzi' è un 'di cui' del totale e verrà stampato nell'apposita colonna del registro cronologico solo se la causale che movimenta tale registro è di tipo 'terzi/cassa' o 'terzi/banca', oppure se si tratta di un incasso di cui una quota dello stesso era stata anticipata dal professionista per spese rimborsabili. Durante il salvataggio della registrazione il programma provvederà a recuperare dalla registrazione della fattura le righe girocontate a conto sospeso ed inserirà automaticamente delle righe per stornare il conto sospeso a favore del conto originario. Il tutto proporzionalmente alla quota incassata rispetto al totale da incassare. Anche in questo caso, se la registrazione verrà riaperta il giroconto automatico verrà cancellato per essere poi rifatto al salvataggio. Sempre in fase di salvataggio di un incasso/pagamento, viene eseguito un controllo affinché il totale cassa/banca indicato in finestra 'dati per registro cronologico' sia uguale al totale cassa/banca indicato nella registrazione contabile. I conti cassa/banca in prima nota sono riconosciuti, come prima detto, in quanto nella loro anagrafica hanno il campo 'totalizzatore registro cronologico' settato su 'cassa/banca'. In base a quanto sopra esposto, se ne deduce che la registrazione di una fattura parzialmente incassata non potrà più essere modificata/cancellata se non dopo aver cancellato la/le registrazioni relative all'incasso/pagamento, fa eccezione la registrazione che contiene, al suo interno, sia la fattura che l'incasso totale. Attenzione - caso pratico: acquisto della cancelleria ad inizio ed a metà mese. Ogni volta pago (mi vengono fatte delle ricevute). A fine mese ricevo la fattura. A tal scopo in Business devo aspettare il ricevimento della fattura, registrarla (ipotizziamo in data 31/01), quindi dovrò registrare i pagamenti nelle rispettive date (che potrebbero essere 08/01 e 21/01). Non è ammessa, cioè la registrazione di pagamenti prima della registrazioni di fatture (o altro documento che rileva il costo originario sospeso). N.B.: per ora non sono gestiti documenti di incasso in valuta con cambio fluttuante e cambio di incasso diverso da cambio impostato in fattura. Allo stesso modo non è gestito il flag 'integrativa', cioè non è ammessa la gestione di registrazioni professionisti in p.nota integrativa. Altro limite: non è possibile eseguire, in una unica registrazione, la rilevazione di un fattura ricevuta da parte di un professionista (quindi con ritenuta [770] esposta) e pagarla. Occorre fare due registrazioni: la prima per la fattura e la ritenuta, la seconda per il pagamento. In caso di vendite a privati, dove la ritenuta non deve venir calcolata, la finestra per l'indicazione delle informazioni per la gestione professionisti verrà sempre aperta, ma come tot. Imponibile ed importo ritenuta verrà indicato 0 (volendo è possibile creare un codice di assoggettamento con % = 0 per facilitare l'inserimento dei dati) In caso di vendita a ditte da parte di professionisti con contributo previdenziale alla cassa previdenziale professionale es. 2% (cassa commercialisti), l'importo da assoggettare a ritenuta deve venir correto manualmente nella finestra 'dati per registro cronologico' in quanto deve essere diminuito del 2%, prima di calcolarci sopra il 20% di ritenuta (questo perché la ritenuta del 20% va calcolato sul totale ricavi tolto il 2% cassa profess.) Nella finestra 'Professionisti : gestione fatture' è stato previsto il campo cassa/banca per indicare l'importo effettivo incassato/pagato a fronte del movimento effettuato. Normalmente tale valore è uguale al totale pagato, ma come nel caso di incasso cliente con abbuono (es: cli 100,50, cassa 100, abbuono 0,50) nella finestra 'Professionisti : gestione fatture' verrà evidenziato/proposto come importo cassa/banca 100,50, mentre l'importo cassa dovrà venir corretto in 100,00. Al salvataggio verrà eseguito un controllo affichè il totale di cassa/banca della registrazione (identificate dal fatto che in anagrafica sottoconti in 'totalizzatore registro cronologico' è stato impostato 'cassa/banca') sia uguale al totale indicato nella gestione professionisti. N.B.: se la riga cassa/banca nella registrazione di Prima nota è in dare (incasso la fattura di un cliente, cassa in dare), nella finestra 'Professionisti : gestione fatture' tale valore deve essere assegnato quando siamo posizionati su un conto che in contabilità è stato movimentato in avere (per es. cliente) ; o viceversa. Esempi di registrazioni particolari Pagamento di più fornitori (o incasso di più clienti) in una unica registrazione:
Pagamento di fornitore con abbuono:
Pagamento di IVA trimestrale:
Pagamento di ritenuta:
Rilevazione di ammortamenti:
La gestione del C/terzi nei profess. ordinari Il caso contemplato è quello della ditta che anticipa spese per conto del cliente, vediamo come si gestisce l'evidenza nelle apposite colonne del conto terzi del registro cronologico. Vediamo con un esempio. La prima registrazione sarà del tipo CASSA (avere) =
12,00 Sulla riga del conto anticipazioni verrà movimentato il registro cronologico con compilazione dell'importo nella casella C/TO TERZI La seconda registrazione sarà del tipo CLIENTE (dare) = 120,00 Le registrazioni di incasso cliente saranno del tipo classico, ovvero CASSA (o banca) (dare) = 109,08 La gestione lato fornitore è del tutto analoga. Causali standard per professionisti ordinari con cronologico Elenchiamo, sinteticamente, le causali standard da utilizzarsi per le tipiche operazioni che interessano i professionisti con registro cronologico. Le stesse debbono/possono essere utilizzate anche per i professionisti ordinari con Libro giornale; in particolare ciò è dovuto alla gestione dei conti accesi ai costi e ricavi sospesi (giroconti automatici).
Le causali di chiusura/riapertura dei conti sono generiche per tutti i tipi di contabilità in quanto non devono andare a movimentare il registro cronologico. Gestione degli effetti attivi (RIBA) in ditta ordinaria con cronologico Il caso più semplice è quello di non registrare nulla all'atto dell'emissione della RIBA. All'atto dell'incasso si effettuerà una operazione di incasso per banca come se fosse un incasso per cassa (causale 2000). Volendo, è possibile utilizzare un altro sistema (si suppone che non vengano gestite partite e scadenze sui conti clienti e fornitori):
Attenzione: con questa gestione non è possibile emettere la distinta di presentazione effetti in banca, in quanto il cliente dello studio l'avrà già fatta per conto suo. Il conto CLIENTI C/RB non deve essere gestito a partite /scadenze. Professionista che emette corrispettivi La gestione è la stessa dell'emissione fattura: solo che il documento sarà intestato ad un cliente generico tipo 'cliente per corrispettivi'. La causale standard è la 1110. Questo perché se il documento è con IVA, nel conto cliente/fornitore posso indicare solo un cliente o un fornitore. Non è possibile, per contabilità professionisti, utilizzare per i corrispettivi il programma specializzato 'P.Nota corrispettivi'. Come attivare una ditta ordinaria con cronologico già avviata in Business (ipotizzando di partire il 01/01/03)
Professionisti semplificati con Registro Incassi/Pagamenti La registrazione delle operazioni in regime di semplificata con registro incassi pagamento (unico o separati) non è diverso da quello utilizzato per la registrazione con registro cronologico. Ai fini della stampa dei suddetti registri entra in ballo l'indicatore delle righe delle causali 'Tipo reg. Incassi' (vedi anche guida analitica Tabella causali di contabilità). Nei registri incassi/pagamenti (e solo in esso) vanno riportate anche voci quali ammortamento o quota TFR che sono considerati costi secondo il principio di competenza (eccezioni, come abbiamo detto). Non devono venir invece rilevati ratei/risconti, Plus/minusvalenze, Sopravvenienze attive e passive, in quanto non applicabili al reddito dei professionisti. A differenza del registro cronologico le entrate e le uscite finanziarie che non si riferiscono a pagamenti di costi o incassi di ricavi (ad es. prelievo del titolare) non vanno indicate poiché non influiscono sulla situazione economica. C'è da notare anche che ai fini della stampa del registro incassi/pagamenti non è significativo come si sia pagato o incassato (addirittura si può pensare ad un conto cassa "virtuale" in fase di prima nota) ma soltanto se vi sia stato (e quando) l'incasso o il pagamento. Nel caso di tenuta di tale registro, per le registrazioni diversa da incassi/pagamenti di cli/forn, la registrazione dovrà venir eseguita indicando da una parte il costo/ricavo, dall'altra un conto 'cassa' fittizio. Le Causali standard per Professionisti Semplificati con registro incassi/pagamenti per la registrazione della maggior parte delle operazioni significative, sono le seguenti:
Professionisti semplificati con Registri Iva integrati Nel caso di semplificata senza registro incassi/pagamenti, la registrazioni anche di ammortamenti, TFR, costi dipendenti , e gli altri costi deducibili fiscalmente, debbono sempre passare per i registri iva (come per le contabilità semplificate aziendali), cioè le relative registrazioni debbono sempre avere un castelletto IVA (utilizzando per le operazioni non iva un codice di esenzione 1999 OPERAZIONI NON IVA). e quindi è necessario utilizzare causali di tipo Iva. La stampa dei regsitri iva, in questo caso, provvede a:
Le causali da utilizzarsi in questo tipo di regime contabile sono le stesse indicate per la gestione con registro incasso/pagamenti, salvo, appunto, quelle relative a costi e ricavi (uscite/entrate) che normalmente non passano per i registri iva. |
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