Data ultimo aggiornamento: 13/06/2012

Le elaborazioni di fine esercizio della contabilità generale

Le elaborazioni di fine esercizio riguardano gli adempimenti contabili e fiscali che si verificano alla fine del esercizio contabile e alla fine dell'anno solare (per ciò che concerne gli adempimenti IVA).

Si distinguono innanzi tutto gli adempimenti Iva dagli adempimenti contabili.

ELABORAZIONI IVA

All'inizio dell'anno solare, è necessario innanzitutto eseguire il programma 'Attivazione nuovo esercizio' con l'opzione 'Apri nuovo anno Iva'. Questa operazione provvede automaticamente a creare nell'anagrafica della ditta del nuovo anno i dati aggiuntivi Iva ricopiando le informazioni applicabili dai dati dell'anno precedente; idem per le attività iva e per i vari sezionali Iva (dati generali registri Iva acquisti vendite e corrispettivi). I progressivi registri iva vengono automaticamente reinizializzati (nuovo anno). Inoltre il programma suddetto provvede anche a creare le numerazioni dei documenti (fatture emesse, ma anche eventualmente, bolle, ordini, ecc, se presenti i moduli aziendali che gestiscono tali tipi di documenti) e dei protocolli Iva acquisto. Qualora da un anno all'altro siano cambiate una o più condizioni (per es. introduzione un secondo registro iva vendite, oppure passaggio da liquidazione trimestrale a mensile, ecc.) occorre utilizzare il programma 'Anagrafica ditta' per integrare/modificare i dati iva riportati dall'anno precedente.

In seguito, al momento della presentazione della comunicazione annuale Iva (e successivamente in sede di dichiarazione annuale iva), si consiglia di stampare con l'apposito programma i Dati per Dichiarazione Annuale IVA (programma che provvede anche a fornire il prospetto per la citata comunicazione annuale). Occorre tener presente che tale programma è in grado di fornire dei dati significativi solo se sono state seguite delle regole precise nella codifica e nell'uso delle causali di contabilità, nella impostazione delle anagrafiche clienti fornitori e nell'inserimento delle registrazioni contabili (queste regole sono specificate in uno dei successivi paragrafi).

NB: nella prima liquidazione iva del nuovo anno il programma 'Liquidazione Iva' preleverà l'importo del credito compensabile dalla liquidazione (definitiva, se già eseguita in definitiva, in prova nel caso contrario) dai dati relativi all'ultima liquidazione mensile o trimestrale (o annuale) dell'anno passato . Se tale liquidazione è stata eseguita in definitiva , per l'utente è possibile (in caso di necessità) correggere l'importo del credito compensabile (come risultante dalla dichiarazione annuale Iva) utilizzando il programma 'Liquidazioni periodiche iva' (percorso 2.B.4) (modificare, a tal scopo, il campo 'Iva a credito' ).

Qualora sia presente anche il modulo della Dich. Annuale IVA (IVA 11), un apposita funzione di procedura permette di alimentare parte dei quadri della dichiarazione Iva prelevando informazioni dai dati Iva gestiti dal modulo 'Contabilità' di Business.

ELABORAZIONI CONTABILI

Il flusso di apertura/chiusura (ed adempimenti relativi) di esercizi contabili si basa su alcuni indicatori e dati presenti in anagrafica ditta in particolare :

• Status esercizio
• Cod. esercizio contabile corrente
• Cod. esercizio contabile precedente
• Progressivi LG per esecizio corrente e precedente (nonché date e numero ultima registrazione finita su bollato
• Data ultima registrazione su partitari
• Ditta Professionista (Si o no)
• Tipo chiusure (nei dati aggiuntivi contabilità)
• Tipo contabilità (nella tabella esercizi contabili)
• Tipo gest. Registro incassi/pagamenti (solo per professionisti semplificati) (nella tabella esercizi contabili)

Vengono inoltre utilizzate le seguenti contropartite presenti nella tabella 'Personalizzazione Contabilità generale' (sono indicati i codici della tabella standard della contropartite) :

1013 = Utile di esercizio (dello stato patrimoniale)

1014 = perdita d'esercizio (dello stato patrimoniale)

1017 = Risultato d'esercizio – Utile (del conto economico)

1028 = Risultato d'esercizio – Perdita (del conto economico)

1012 = Conto economico (conti riepilogativi)

1015 = Bilancio di chiusura(conti riepilogativi)

1016 = bilancio di apertura(conti riepilogativi)

Nonché (sempre da tabella personalizz. Contabilità) le seguenti causali contabili (sono indicati i cod. della tabella standard delle causali) :

4061 = Chiusura costi e ricavi

4062 = Chiusura attività e passività

4063 = Riapertura dei conti

4060 = rilevazione utile/perdita d'esercizio

(Qualora si proceda direttamente con la codifica di nuove causali, fare particolare attenzione al Tipo Movimento.

N.B.: la causale RIAPERTURA dei conti non è da confondere con la causale 'SALDO INIZIALE' o 'APERTURA DEI CONTI' usata nel primo esercizio per l'apertura dei conti : quest'ultima infatti avrà 'Tipo Movimento = Apertura Conti' !!!)

Possono entrare in ballo, in questi contesti, anche i dati contenuti nella tabella 'Progressivi reg. cronologico e incassi-pagamenti' (solo per ditte professionisti semplificati e ordinari con registro cronologico)

Vediamo ora il significato di alcuni dei campi più significativi per la gestione in oggetto:

Il campo 'Tipo chiusure' può assumere i seguenti significati :

• chiusure in data fine esercizio : con questa scelta si stabilisce che le operazioni di chiusura vengono registrate con data uguale alla data di fine esercizio, per es. 31/12/2002, la riapertura con data inizio nuovo esercizio , per es. 1/1/2003, oppure 2/1/2003, e vengono gestiti due diversi set di progressivi per il libro giornale, uno per l'esercizio passato ed uno per l'esercizio nuovo. è possibile stampare gennaio senza aver ancora stampato dicembre, e poi stampare dicembre, mantenendo i progressivi dei due esercizi del tutto distinti.
• chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo : con questa scelta si stabilisce che le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/4/03) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2002), idem per le registarzioni di riapertura (es. 01/05/03) ma con competenza esercizio nuovo; la stampa delle registrazioni di chiusura sono consecutive alle registrazioni in pari data fatte nell'esercizio nuovo. Il libro giornale è supportato da un unico set di progressivi (dare, avere, riga, pagina), e sta all'utente azzerarli quando lo ritiene opportuno (prima per es. di stampare gennaio in definitiva); questo comportamento è compatibile con la gestione di Business di versioni 8 o precedenti alla 8.
• chiusure in post-fine esercizio con progressivi Libro giornale distinti: con questa scelta si stabilisce che le registrazioni di chiusura possono essere registrate con data posteriore alla data di fine esercizio (es 30/4/03) ma con es. competenza vecchio esercizio (es. 2002), idem per le registrazioni di riapertura (es. 01/05/03) ma con competenza esercizio nuovo; Tuttavia la stampa sul Libro giornale delle registrazioni del vecchio esercizio deve essere eseguita separatamente da quelle relative al nuovo esercizio, provvedendo ad aggiornare un set diverso di progressivi (progressivi LG esercizio corrente e progressivi LG esercizio precedente

Il sistema più semplice è quello definito 'chiusure in data fine esercizio'. Si consiglia pertanto, nel dubbio, di utlizzare tale opzione.

Il campo 'Status esercizio' può assumere i seguenti valori :

• Corrente : la ditta sta operando, in prima nota, su un solo esercizio , l'esercizio corrente ; l'utente può inserire e modificare registrazioni limitatamente al codice esercizio dell'esercizio corrente
• Doppio esercizio: la ditta è a cavallo di due esercizi ; il vecchio esercizio (precedente) non è ancora chiuso, ma si è già cominciati ad operare sul nuovo (corrente); l'utente può inserire e modificare registrazioni di prima nota sia su un esercizio che sull'altro; il campo cod. esercizio precedente non può essere zero
• Effettuata chiusura: la ditta è a cavallo di due esercizi, è già stata eseguita la generazione automatica delle registrazioni di chiusura; non è ancora stato eseguita la 'storicizzazione esercizio precedente'; potrebbero essere ancora da eseguire alcune stampe obbligatori (es. libro giornale, partitari)

Consideriamo il caso di un esercizio contabile terminante in data 31/12/2002 (cod. esercizo : 2002, dal 1/1/2002 al 31/12/2002).

UNO SCHEMA OPERATIVO SEMPLIFICATO

Si opta per 'Chiusure in data fine esercizio'.

Nella prassi aziendale si preferisce spesso sospendere le stampe in definitivo (almeno del libro giornale) fintanto che non viene o non si è in condizioni di chiudere il vecchio esercizio. In tali casi lo schema operativo può essere semplice, e come segue :

- partiamo con una ditta in status 'esercizio corrente ' con cod. esercizio corrente = 2002 e descrizione esercizio 'dal 1/1/2002 al 31/12/2002'

- all'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno) , esecuzione di attivazione nuovo esercizio con la spunta di 'Attiva nuovo esercizio'. Questo programma provvede a generare un nuovo record nella tabella degli esercizi della ditta (incrementando di uno il codice esercizio corrente preesistente, cioè generando un esercizio 2003), ereditando tutte le informazioni utili dall'esercizio precedente (modificabili con 'anagrafica ditta') , a spostare il cod. esercizio 2002 in 'esercizio precedente' ed inizializzando il campo 'esercizio corrente' con il codice del nuovo esercizio, cioè 2003 . Inoltre provvede a spostare i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente, e ad azzerare eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente. Lo stato della ditta viene posto in 'Doppio esercizio'; a questo punto possiamo iniziare a registrare Prim nota sul nuovo esercizio.

- registrazione, a tempo debito, delle operazioni di rettifica, integrazione, ammortamenti, rimanenze, ecc. con data registrazione 31/12/2002 (nel frattempo solitamente non vengono stampati i definitivi del libro giornale dei mesi iniziali del nuovo esercizio! Tuttavia è possibile procedere, al bisogno, alla stampa del Libro giornale di gennaio, febbraio, ecc. 2003 senza aver ancora terminato le registrazioni contabili nell'esercizio 2002)

- terminate le registrazioni di integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, si procede, dopo le opportune stampe delle situazioni economico/patrimoniali necessarie, all'esecuzione del programma 'Chiusura/riapertura dei conti' . Questo programma provvede automaticamente ad effettuare la registrazione dell'utile o della perdita (utilizzando le causali ed i conti agganciati alle contropartite indicate in tabella personalizz. Contabilità generale), generare una (o più) registrazione di chiusura di tutti i conti di tipo economico (costi e ricavi) a profitti e perdite ('conto economico'), generare una (o più) registrazioni di chiusura per i conti patrimoniali (a 'Bilancio di chiusura'), ed infine generare una registrazione di riapertura dei conti patrimoniali (a 'Bilancio di apertura'). Lo stato della ditta viene posto in 'Effettuata chiusura'

- si provvede al completamento delle stampe ufficiali/fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che possono variare in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta.

- eseguire il programma 'Storicizzazione esercizio precedente' . Esso provvede a cambiare lo status della ditta in 'Corrente', ma non prima di aver verificato che tutti gli adempimenti necessari siano stati eseguiti.

Per esempio per una ditta azienda in contabilità ordinaria il programma provvede a controllare che :

1. stampa LG in definitivo eseguito almeno fino alla data di chiusura dell'esercizio
2. stampa partitari in definitivo eseguito fino alla data di chiusura dell'esercizio (la stampa definitiva dei partitari aggiorna la data ultima stampa partitari in anagrafica ditta)
3. se è abilitata la gestione cespiti, verifica che tutte le date di elaborazione dei cespiti (calcolo ammortamenti, contabilizzazione, stampa registro cespiti) presenti in anagrafica ditta siano uguali o posteriori alla data di fine esercizio
4. stampa registri iva eseguita in definitiva effettuata per tutti i registri fino alla data di chiusura dell'esercizio.

Per altri regimi contabili, il programma controlla l'esecuzione di altre elaborazioni (per es. per i professionisti ordinari con registro cronologico verifica che sia stato stampato in definitiva il registro cronologico fino alla data di fine dell'esercizio).

UNO SCHEMA OPERATIVO PIù COMPLESSO

Si opta per 'chiusure in post-fine esercizio e Libro giornale continuo' (come per release 8.0 e precedenti di Business).

Vogliamo iniziare il nuovo esercizio senza essere ancora in grado di chiudere il vecchio esercizio (senza cioè avere ancora rilevato le operazioni di assestamento (ammortamenti, ratei, risconti, rimanenze, ecc.) e di chiusura (chiusura conti economici-di reddito, rilevazione del risultato d'esercizio, chiusura dei conti patrimoniali e d'ordine), ma vogliamo anche effettuare le registrazioni di chiusura e riapertura con data registrazione coincidente con l'approvazione del bilancio sociale (per es. con data 30/4/2003).

Procediamo come segue :

- partiamo con una ditta in status 'esercizio corrente ' con cod. esercizio corrente = 2002 e descrizione esercizio 'dal 1/1/2002 al 31/12/2002'

- all'inizio del nuovo esercizio (primi giorni dell'anno) , esecuzione di attivazione nuovo esercizio. In questo caso il programma non provvede a spostare i progressivi libro giornale dell'esercizio corrente in esercizio precedente, e ad azzerare eventuali progressivi Libro giornale dell'esercizio corrente; mantiene invece i progressivi esistenti sul esercizio corrente (gli unici gestiti in questa modalità). Lo stato della ditta viene posto in 'Doppio esercizio'; a questo punto possiamo iniziare a registrare Prima nota sul nuovo esercizio.

- è possibile , se ritenuto necessario od opportuno, procedere con la stampa del Libro giornale di gennaio 2003; prima occorre tuttavia effettuare la stampa del Libro giornale definitivo del dicembre 2002, anche senza che siano state registrate le operazioni di assestamento. Perciò:

1. Eseguire la stampa definitiva del Libro giornale di dicembre e poi
2. mettere a zero in anagrafica azienda i campi progressivi del Libro Giornale (progressivo Riga, pagina, Dare e Avere del L.G.) (è una operazione manuale, con la modalità di chiusura scelta)
3. a questo punto è possibile effettuare stampe di L.G. delle registrazioni effettuate con data 2003.

- Al momento in cui si dispongono dei dati relativi alle registrazioni di assestamento, si procede inserendole in Prima nota (con 'esercizio di comp. 2002), ma comunque con data non inferiore a quella dell'ultima stampa definitiva del Libro Giornale.

- terminate le registrazioni di integrazione e rettifica, non ancora rilevato l'utile o la perdita, si procede, dopo le opportune stampe delle situazioni economico/patrimoniali necessarie, all'esecuzione del programma 'Chiusura/riapertura dei conti' . Lo stato della ditta viene posto in 'Effettuata chiusura'

- si provvede al completamento delle stampe ufficiali/fiscali relative all'esercizio in chiusura, adempimenti che possono variare in base al tipo di contabilità adottato dalla ditta.

- eseguire il programma 'Storicizzazione esercizio precedente' . La ditta torna in status 'Esercizio corrente'.

Note per la registrazioni di p.nota relative ad esercizi precedenti:

Ogni qualvolta si vorrà effettuare registrazioni in Prima nota relative al vecchio esercizio, dovremo prima riportare il campo 'Es. di competenza' in Prima Nota da 2003 a 2002.

Le registrazioni relative al vecchio esercizio possono certamente essere eseguite anche con data posteriore alla data di chiusura dell'esercizio stesso (registrare perciò le rimanenze ed i ratei anche in data per es. 15/04/2002), in tal modo tali registrazioni compariranno a Libro Giornale in tale data posteriore, pur essendo di competenza del vecchio esercizio 2002, ma compariranno nei partitari e nel bilancio dell'esercizio 2002 e non in quelli del 2003.

(N.B.: per la registrazione di ammortamenti e risconti si consiglia vivamente di non utilizzare gli schemi scolastici del tipo RIMANENZE FINALI a PROFITTI E PERDITE, bensì utilizzare degli appositi sottoconti creati agganciati al prospetto c/economico. Per esempio registrare RIMANENZE FINALI a MERCI IN GIAC. AL 31/12, ove quest'ultimo sottoconto appartiene ad un apposito mastro del conto economico)

Quando si cerca di inserire una registrazione con data posteriore alla data di fine esercizio, il programma 'Gestione P.Nota' avverte e chiede conferma con il messaggio :

DATA REG. POSTERIORE ALLA DATA FINE ESERCIZIO : CONFERMI ?

Occorre rispondere Si qualora si voglia confermare l'inserimento.

Non è invece possibile inserire registrazioni con data inferiore alla data di inizio esercizio.