Data ultimo aggiornamento: 13/06/2012

L'apertura della contabilità nel primo esercizio

Nel primo esercizio di utilizzo della procedura Business, occorre procedere diversamente a seconda che si voglia partire dall'inizio dell'esercizio contabile, oppure ad esercizio già iniziato.

Esaminiamo per prima cosa il primo caso, che è anche il caso più semplice.

In caso occorre procedere come segue:

1 - eliminare le eventuali prove effettuate in precedenza (se non sono state eseguite precedenti prove, passare al punto 2). Le prove possono essere eliminate procedendo come segue :

- usare l'apposita funzione Copia ed Elimina Dati per cancellare tutti i dati della ditta (percorso V.C del menù principale) , oppure

- creare una altra ditta (utilizzando il programma 'Gestione anagrafica ditta' ) e ricopiando poi (utilizzando il programma Copia ed Elimina Dati ) dalla ditta di partenza solo le tabelle e gli archivi necessari

2 - Inserire in Prima nota una (o più) registrazioni di apertura dei vari sottoconti patrimoniali ( e d'ordine) utilizzando una causale 'SALDO INIZIALE ' o 'BILANCIO D'APERTURà con tipo movimento 'Apertura Conti' (vedi causali di contabilità). (se si utilizzano le causali standard, utilizzare la causale 4999 = PRIMA APERTURA CONTI )

Per una corretta gestione delle partite, il saldo iniziale dei conti gestiti a partite va inserito in tante righe di prima nota quante sono le partite aperte, e non un unica riga per il totale ancora aperto con quel conto.

Per esempio : supponiamo di vantare nei confronti di un cliente ad inizio esercizio, un credito di EUR 3.400,00 corrispondenti a 3 fatture:

EUR 2.000,00fattura n. 23 del 18/12/2002

EUR 800,00fattura n. 18 del 15/12/2002

EUR 600,00rimanenza da pagare su fatt. 15 del 12/12/2002

Se tale cliente è gestito a partite, in prima nota avremo una apertura del cliente di questo tipo:

  Causale   01  SALDO INIZIALE

  Conto       N.Part.      Importo dare    Importo Avere
  ------      ---------  --------------    -------------
   40011      23/ /2002    2.000,00
   40011      18/ /2002      800,00
   40011      15/ /2002      600,00

L'apertura dello stesso cliente con una unica riga di prima nota è consentito ( con l'obbligo però di attribuire all'importo di 3.400,00 un numero di partita fittizio, per esempio 999999/ /2002); tuttavia in tal modo non sarà possibile in seguito distinguere le varie partite derivanti dal precedente esercizio.

Qualora non si gestiscano le partite (tipicamente in installazioni presso studi commerciali), è possibile operare anche per clienti e fornitori con una sola riga di apertura con importo corrispondente al saldo.

3 - Inserire in gestione Scadenziario (qualora si sia deciso di gestirlo) le scadenze relative alle varie partite aperte all'inizio dell'esercizio. L'inserimento delle scadenze deve avvenire contemporaneamente all'inserimento della/e registrazioni di apertura, da Gestione Prima Nota.

N.B.: Nel caso in cui si debbano inserire saldi relativi ad IVA ad esigibilità differita, e si opta (in anagrafica dittra) per una gestione dell'iva ad esigibilità differita di tipo 'Come release 8' (vedi dati aggiuntivi contabili ditta) occorre procedere così:

Registrare le fatture con data ed esercizio di competenza antecedente a quello di apertura (ex: se l'esercizio di apertura è il 2003, andranno inserite delle registrazioni con data non superiore al 31/12/02, ed esercizio di competenza 2002). Le note di accredito dovranno essere registrate con estremi partita diversi da quelli della fattura.

Provvedere ad inserire i saldi dei conti clienti/fornitori interessati da IVA ad esigibilità differita con la causale 'RIAPERTURA DEI CONTI' (questo per il solo importo dei documenti registrati; per la parte eccedente a tale valore, se presente, procedere utilizzando la causale 'Apertura dei conti' come sopra descritto) (nel caso si utilizzino le causali standard usare la causale 4063 = RIAPERTURA DEI CONTI).

In caso di gestione iva ad esigibilità differita secondo il sistema nuovo (da release 9.0 in poi), non basato sulla gestione delle partite, occorre operare in modo equivalente, senza preoccuparsi dei concetti relativi alle partite (una registrazione = 1 fattura in sospeso).