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La gestione dello scadenziario permette di gestire le scadenze dei
debiti e dei crediti dell'azienda, delle spese e
dei ricavi futuri. Può essere quindi un potente strumento per valutare
la situazione finanziaria dell'azienda nel breve periodo (diciamo 1 anno,
ma anche oltre).
Lo scadenziario di Business può funzionare in due modi :
- come archivio a sè;
- in collegamento con le partite gestite in contabilità generale
Nel caso di scadenziario come archivio a sè, è possibile
inserire scadenze attive e passive (cioè debiti e crediti a scadenza)
riferiti a qualsiasi conto (sia esso cliente, fornitore o sottoconto),
anche se per alcuni di essi non è stata abilitata la gestione dello
scadenziario e delle partite nella relativa anagrafica (vedi sopra).
Potrei cioè segnalare per esempio :
Scadenza Importo +/- Causale Soggetto Tipo
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15/06/2002 2.000,00 - FATT.FORNIT. ROSSI BINO F
15/06/2002 3.200,00 + FATT.CLIENTE GROSSI CESARE C
18/06/2002 1.300,00 - RATA AFFITTO SIG. BIANCHI S
30/06/2002 300,00 - RATA LEASING AGRILEASING SPA F
30/06/2002 800,00 - IMPOSTE DEL P. I.C.I.A.P S
25/07/2002 1.200,00 - RATA MUTUA I.N.P.S. S
......
come si vede sopra, in questo caso, posso lavorare su ogni tipo di
conto (C/F/S), segnalando le scadenze più varie.
Più in generale, naturalmente posso interrogare in ogni momento
l'archivio delle scadenze, per sapere per esempio :
- cosa c'e da pagare nei prossimi 15 giorni;
- quali sono le rate del leasing ancora da pagare;
- se il saldo dei miei incassi e dei miei pagamenti alla fine di
questo mese è positivo o negativo ( e quindi se dovrò eventualmente
ricorrere al fido bancario oppure no);
- ecc...
In generale, la possibilità di gestire lo scadenziario su fornitori e
clienti permette di conoscere le date di scadenza dei pagamenti e incassi
relativi alle fatture ricevute ed emesse; la gestione dello scadenziario
su conti EFFETTI ATTIVI, permette di conoscere le date di scadenza delle
singole ricevute bancarie in portafoglio, cioè della disponibilità dei
fondi monetari da essi rappresentati. Consente inoltre di utilizzare
apposite funzioni della procedura per emettere effetti, distinte relative,
ecc.
La gestione dello scadenziario, integrata con la gestione della
tesoreria consente, in sintesi, di ricavare i dati certi di un preventivo
di cassa ( detto anche budget di cassa o preventivo finanziario di breve
periodo).
In collegamento con la contabilità ogni scadenza è agganciata ad
una partita (così come la abbiamo definita nel capitolo dedicato alla
gestione delle partite). Consideriamo la fattura n. 123/A/2002 del
fornitore RODD & FRESH SRL : essa, se il fornitore è gestito a
partite, costituisce una partita di quel fornitore. Se su tale fattura il
fornitore ci emetterà 3 ricevute bancarie a 30/06/2002 gg fine mese,
avremo in scadenziario 3 scadenze per quella partita : Scadenza Importo +/- N.Partita N.Rata Soggetto
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15/06/2002 2.100,00 - 123/A /2002 01 RODD & FRESH
15/07/2002 2.100,00 - 123/A /2002 02 RODD & FRESH
15/08/2002 2.100,00 - 123/A /2002 03 RODD & FRESH
Quindi :
- al momento della registrazione in prima nota del ricevimento della
fattura potrò aggiornare (se il fornitore è gestito a partite e
scadenze) al momento lo scadenziario di quella partita di quel fornitore
(dandogli semplicemente gli importi e le scadenze delle 3 rate);
- al momento del pagamento di ogni singola rata venuta a scadenza
potrò al momento della registrazione in prima nota di tale pagamento,
accedere allo scadenze (con l'apposito pulsante Scadenziario oppure con
ALT+S) di quella partita e dichiarare saldata la scadenza della rata
pagata.
Quindi, per poter gestire lo scadenziario in collegamento con la prima
nota occorre che per i conti interessati alle scadenze sia dichiarata
nella relativa anagrafica spuntata la casella 'Gest. Scadenziario ; è
inoltre necessario che tali conti siano gestiti anche a partite (sia
spuntata la casella Gest.Partite).
N.B.: una scadenza è identificata in modo univoco dalla combinazione
dei seguenti elementi :
- codice cliente/fornitore/sottoconto
- anno partita
- alfa partita
- numero partita
- numero rata
Pertanto, non potranno aversi più rate per lo stesso conto/partita se
non con numeri di rata diversi (1,2,3, ecc.).
L'inserimento di nuove scadenze e la dichiarazione di pagamento delle
stesse può avvenire normalmente tramite la finestra di gestione scadenze
richiamabile da Gestione Prima Nota Iva e Gestione Prima Nota.
è bene notare i seguenti punti :
- ogni registrazione contabile è proprietaria unica delle
informazioni registrate nella finestra di gestione scadenze, pertanto
- non è possibile cancellare una riga di scadenza se non entrando in
modifica della registrazione che ha generato quella riga di scadenza
- non è possibile cambiare l'importo di una scadenza se non entrando
in modifica della registrazione che ha generato quella riga di scadenza
- non è possibile togliere il contrassegno di saldato su una scadenza
se non entrando in modifica della registrazione che ha dichiarato
saldata quella riga di scadenza
Per quanto riguarda pagamenti parziali di scadenze registrate in
precedenza, occorre procedere così come segue:
Supponiamo di avere in precedenza inserito una scadenza unica di EUR.
600,00 e di pagarne solo EUR 400,00 rimandando il resto ad un successivo
pagamento.
Da Gestione Prima Nota , richiamiamo la partita dalla griglia dei
movimenti, indichiamo 400,00 in dare, poi entriamo in finestra
scadenziario e qui :
- con la funzione Record|Dividi (o con l'apposito pulsante Spezza rata
in due) indichiamo nell'apposita finestra l'importo pagato (400,00). A
questo punto il programma genera a partire ed in sostituzione dalla riga
di scadenza originaria, due righe la cui somma di importi è la stessa
della riga originaria
- dichiariamo saldata la nuova scadenza di EUR 400,00
- inseriamo una nuova scadenza di EUR 400,00 dichiarandola saldata
- lasciamo la casella 'Saldato' non spuntata per la nuova scadenza
(residua) di EUR. 200,00
Un modo migliore di gestire lo scadenziario, per quanto riguarda la
registrazione di incassi e pagamenti è quello di utilizzare funzioni
specifiche di procedura come :
- Gestione Prima Nota da Scadenze
- Gestione Autorizzazioni Incassi/Pagamenti
- Generazione effetti
- Gestione Distinte Effetti/Inc./Pag.
Introduciamo alcuni concetti prima di proseguire.
Una scadenza , incasso o pagamento, può essere autorizzata
quando
- se scadenza passiva il responsabile finanziario in azienda ha
verificato e confermato che il pagamento può essere effettuato (nel caso
di bonifico o di avviso di R.B. significa autorizzare la banca a procedere
al pagamento, nel caso di rimesse dirette autorizzare il
tesoriere/cassiere dell'azienda a versare l'importo al creditore)
- se scadenza attiva il responsabile finanziario delega normalmente
prima della scadenza un altro soggetto (per lo più una banca) a procedere
all'incasso del credito (rappresentato normalmente in questi casi in
ricevute bancarie o tratte)
L' emissione di una distinta è normalmente contestuale
all'autorizzazione
- per le scadenze passive si può emettere una distinta per la banca per
richiedere alla stessa l'emissione di bonifici bancari ai propri
fornitori, oppure emettere una distinta per elencare alla banca quali
avvisi di rb pagare (e quindi quali respingere)
- per le scadenze attive si può emettere una distinta presentando le
ricevute bancarie al salvo buon fine o all'incasso (idem per le
tratte)
Una scadenza si dice saldata quando è avvenuto materialmente
l'incasso o il pagamento ed esiste in prima nota la registrazione
contabile di detto pagamento/incasso.
Gli strumenti di cui sopra possono essere utilizzati come segue.
- Gestione Prima Nota da Scadenze : per generare registrazioni
contabili di pagamenti e incassi (e contemporaneamente saldare le
relative scadenze scadenze), opzionalmente anche partendo da una
distinta emessa in precedenza, utilissimo sia per rb, tratte che
bonifici e rimesse dirette; Il conto di contropartita (tipicamente CASSA
o BANCA C/C) non può essere gestito a scadenze. Questo programma può
inoltre essere utilizzato per compensare scadenze attive passive dello
stesso cliente o fornitore, oppure compensare scadenze attive e passive
tra un cliente ed un fornitore, che sono lo stesso soggetto, oppure per
riepilogare in un unica scadenza più scadenze di tipo RB relative ad un
unico cliente, affinchè venga poi (col programma Generazione Effetti)
generata un'unica R.B. riepilogativa delle fatture del mese o
quindicina, ecc. a parità di scadenza.
- Gestione Autorizzazioni Incassi/Pagamenti: per autorizzare il
pagamento ed emettere distinte, soprattutto per bonifici a fornitori,
avvisi di rb da fornitori (non emette registrazioni contabili)
- Generazione effetti: salda le scadenze attive di tipo rb e tratta,
sui clienti e crea nuove scadenze attive di tipo rb e tratta sul conto
EFFETTI ATTIVI (o PORTAFOGLIO ATTIVO); genera contemporaneamente
registrazioni contabili di tipo EFFETTI ATTIVI a CLIENTE ; entrambi i
conti (CLIENTI e EFFETTI ATTIVI) devono essere gestiti a scadenze.
- Gestione Distinte Effetti/Inc./Pag. : utilizzato quasi
esclusivamente per gli effetti attivi (nella finestra di selezione
scadenze occorre selezionare solo le scadenze relative al conto EFFETTI
ATTIVI , per es. dal conto 3010001 al conto 3010001 !!); esegue
contemporaneamente l'autorizzazione (stampa distinta di presentazione
effetti al sbf o all'incasso) e il saldo delle scadenze intestate al
conto EFFETTI ATTIVI, genera contemporaneamente le registrazioni
contabili del tipo BANCA C/SBF a EFFETTI ATTIVI, cioè la registrazione
tipica della presentazione di una distinta effetti. Il conto di
contropartita (nel caso BANCA C/SBF) non può essere gestito a scadenze.
- Gestione Insoluti : utilizzato per la registrazione di insoluti,
parte da una selezione di scadenze già chiuse relative al conto
portafoglio (nella finestra di selezione delle scadenze indicare per es.
dal conto 3010001 al conto 3010001 !!!), e genera nuove registrazioni
cliente a banca riaprendo nuove scadenze sui clienti interessati con
nuovo numero di rata e tipo pagamento Rim. diretta. (se sono gestite
provvigioni sull'incassato provvede anche a sospendere le provvigioni
relative, purchè già estratte!)
Lo scadenziario passivo , cioè le scadenze relative ai pagamenti, può
essere gestito come segue :
- le scadenze vengono inserite dalla apposita finestra con i programmi
Gestione Prima Nota Iva e Gestione prima nota (oppure generate con
Generazione Prima nota da documenti (qualora le fatture relative siano
registrate a magazzino con Business))
- i bonifici a fornitori (ed eventualmente le rb in scadenza) possono
essere autorizzati emettendo distinte per la banca con il programma
Gestione Autorizzazioni incassi/Pagamenti
- i pagamenti (rb, bonifici, tratte, rimesse dirette) una volta
effettuati possono essere registrati con il programma Prima Nota da
Scadenze oppure con Gestione prima nota (operando nella apposita
finestra di gestione scadenze)
Lo scadenziario Attivo può essere invece gestito come segue,
distinguendo tra rimesse dirette/bonifici ed rb/tratte
- Rimesse dirette e bonifici da clienti
- le scadenze vengono inserite dalla apposita finestra con i
programmi Gestione Prima Nota Iva e Gestione prima nota (oppure
generate con Generazione Prima nota da documenti (qualora le fatture
relative siano emesse con Business)
- gli incassi una volta effettuati possono essere registrati con il
programma Prima Nota da Scadenze oppure con Gestione prima nota
(operando nella apposita finestra di gestione scadenze)
- Ricevute bancarie e tratte
- le scadenze vengono inserite dalla apposita finestra con i
programmi Gestione Prima Nota Iva e Gestione prima nota (oppure
generate con Generazione Prima nota da documenti (qualora le fatture
relative siano emesse con Business)
- le scadenze vengono chiuse sui clienti e riaperte sul conto
EFFETTI ATTIVI con il programma Generazione Effetti
- la presentazione in banca e la distinta relativa e la chiusura
delle scadenze sul conto EFFETTI, nonchè la stampa degli effetti
stessi (o la generazione del file RIBA) vengono effettuati con il
programma Gestione Distinte Effetti/I/P (NB: nella finestra selezione
scadenze indicare nei campi Da Conto e A Conto il codice
del conto del Portafoglio Attivo (O EFFETTI ATTIVI) )
- il ricevimento di un insoluto da RB cliente viene registrato con
Gestione Insoluti (oppure da Gestione Prima Nota , agendo
nell'apposita finestra aprendo una nuova riga scadenziario sul
cliente/partita) Nel caso dell'uso (consigliato) di Gestione Insoluti,
nella finestra selezione scadenze indicare nei campi Da Conto
e A Conto il codice del conto del Portafoglio Attivo (O
EFFETTI ATTIVI).
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