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Il piano dei conti di contabilità generale | |||
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Ogni piano dei conti è costruito su 4 (o eccezionalmente su 3) livelli denominati in particolare Gruppo, Classe, Mastro e Sottoconto. Si può parlare anche più correttamente di piani dei conti su 3+1 livelli (o 2+1livelli) in quanto il primo livello è sempre un livello di raggruppamento: non entra cioè nella codifica gerarchica dei sottoconti (cioè dell'ultimo livello). Ogni livello ha una sua codifica: cioè esiste per ogni Gruppo un codice Gruppo, per ogni mastro un codice mastro, e per ogni sottoconto un codice sottoconto. Prima cosa da fare è creare una 'tipologia PDC' (percorso del menù : 1.5.1) , stabilendo quale delle 5 diverse strutture di codice si vuole utilizzare , per rappresentare gli ultimi 3 (o 2) livelli del PDC. Le 5 diverse possibilità sono (dove C=classe M=mastro S=sottoconto) :
Il livello gruppo è sempre esterno ed a monte del livello classe. Dopo aver scelto una struttura (consigliamo, nel dubbio, di utilizzare la struttura standard CCCMMSSSS ) Prima di procedere con la codifica, si consiglia di compilare sulla carta un prospetto provvisorio del tipo: Naturalmente, la formazione del piano dei conti è completamente libera da punto di vista del grado di analiticità dei vari gruppi, classi, mastri e sottoconti; quella sopra riportata è un puro esempio di piano dei conti "minimale", nel senso che i gruppi anziché solo 6 possono essere anche 99 (con un maggior grado di analiticità), le classi possono essere fino a 999 in totale, (ma dipende dalla struttura di codice prescelta); i mastri fino a 99 per classe (idem c.s.), i sottoconti fino a 9999 per ogni mastro (idem c.s.). L'unico limite effettivo a tale struttura, è che i mastri riguardanti clienti non possono essere più di 9; idem per i mastri fornitori; occorre considerare comunque che nella normalità dei casi sia i clienti che i fornitori sono raggruppati in 1, 2 o 3 mastri; (nell'esempio sopra i clienti sono divisi in due mastri CLIENTI ITALIA e CLIENTI ESTERO; i fornitori sono invece in un unico mastro FORNITORI). Naturalmente è sbagliato (anche dal punto di vista della pura logica contabile) definire gruppi contenenti classi/mastri indirizzati su diversi prospetti di bilancio, come per es. un gruppo che contenesse una classe o un mastro CREDITI DIVERSI (che va nello stato patrimoniale) ed un mastro SPESE GENERALI (che va invece nel conto economico). Analogamente è sbagliato definire mastri contenenti sottoconti che vadano esposti in prospetti diversi, come per es. un mastro che avesse tra i suoi sottoconti la CASSA (attività dello stato patrimoniale) e il conto ENERGIA ELETTRICA (che è un costo e va nel c/economico). Ricordarsi di prevedere nel piano dei conti:
Per i conti da prevedere, vedi anche la tabella 'Personalizzazione Contabilità generale' che richiama una serie di conti , la cui indicazione è necessaria per poter eseguire alcune elaborazioni (es. per le chiusure e riaperture dei conti in automatico a fine esercizio). Per es. i ratei e risconti, attivi e passivi. Se si intende gestire anche il portafoglio effetti, e/o se al modulo di contabilità è agganciato il modulo di GESTIONE VENDITE o di GEST. MAGAZZINO, ricordarsi di prevedere obbligatoriamente anche i seguenti conti:
Una volta compilato il prospetto del piano dei conti, occorre provvedere all'inserimento (codifica) del piano stesso nel seguente ordine:
Successivamente , come descritto nel paragrafo precedente, si provvederà anche a completare il PDC della ditta con l'inserimento di :
N.B.: i clienti ed i fornitori non sono altro, infatti, che i sottoconti dei mastri Clienti e Fornitori.; per clienti si intendono solo i soggetti verso cui si emette fattura ai fini I.V.A.; i clienti del negozio o dell'ambulante (i clienti del dettaglio) non sono perciò considerati clienti ai fini della contabilità a meno che l'azienda non debba emettere fattura nei loro confronti. N.B.: se si intende gestire il portafoglio effetti occorre che i clienti (almeno quelli che hanno pagamento RB) siano gestiti a partite e scadenze!!! N.B.: se si prevede di utilizzare programmi specializzati per la registrazione di pagamenti (come per es. Prima Nota da Scadenze) è necessario gestire i fornitori a partite e scadenze!!! (idem per incassi Rimesse dirette clienti) Dopo aver provveduto alla codifica (ma anche durante la fase di imputazione di tali dati) si consiglia di stampare il piano dei conti con l'apposito report Stampa Piano dei Conti (stampe parametriche) quale verifica del lavoro svolto. L'espressione codice mastro è da intendersi come l'unione del codice classe e dell'identificativo del mastro all'interno della classe. Per esempio : Troveremo spesso all'interno del manuale anche le espressioni codice-conto, codice-cliente e codice-fornitore: si definisce quindi codice conto un codice che è la unione del codice classe, dell'identificativo del mastro e del codice sottoconto. Per es.: Per codice cliente si intende il codice conto riferito ad un cliente (il mastro è un mastro-clienti); idem per codice fornitore (codice conto riferito ad un fornitore). Ricordarsi nella codifica dei mastri di identificare in modo puntuale (con l'apposito campo combo-box della griglia) la tipologia di mastro, in particolare di contrassegnare i mastri che accolgono i clienti e quelli che accolgono i fornitori. NB: in Business NET per creare un piano dei conti secondo la codifica MMMSSSSSS occore creare un gruppo con codice 1, una classe con codice 0, quindi i vari mastri collegati all'unica classe con codice 0. Il dettaglio se stato patrimoniale o conto economico viene fatto direttamente sul mastro.
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