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Con Customer Service è possibile gestire anche contratti di noleggio (o
di assistenza) che prevedono una quota fissa periodica (un canone), più
una quota variabile che dipende da uno o più 'contatori' (oppure anche che
abbiano solo la quota variabile , e canone zero) . Questi approcci sono
tipici nell'ambito delle attività di assistenza/vendita di apparecchiature
come i fotocopiatori (ed in misura minore delle stampanti laser); in tali
casi i contatori sono quelli che registrano il numero delle copie stampate
(e la quota variabile è detta anche 'costo-copia') . Certi apparecchi sono
dotati di più di un contatore : per esempio uno per le copie in A4 (o
formato standard) in bianco e nero, una per le copie in A3 (o grande
formato) in bianco e nero, una per le copie in A4 a colori e una per le
copie in A3 a colori. I prezzi del 'costo-copia' sono in tal caso definiti
separatamente per ogni tipologia di stampa.
Per gestire queste situazioni, pertanto :
- i contratti devono prevedere le condizioni commerciali applicate
- deve essere possibile registrare periodicamente le letture dei
contatori su ciascun apparecchio sottoposto a contratto di assistenza o
di noleggio
- il programma di fatturazione deve addebiatre il cliente un canone
anticipato (se presente) e in via posticipata le eventuali quote
variabili dipendenti dai contatori (dalle letture dei contatori)
Per attivare ed utilizzare tutto questo occorre :
- settare in tabella 'Tipi Contratto' se trattasi di assistenza o
noleggio, e se (importante) si vuole gestire il 'Costo per contatore'
(deve essere attivato)
- ogni apparecchio sottoposto ad un contratto di questo tipo deve
essere presente nell'anagrafica delle matricole
- in gestione contratti, indicare un tipo contratto che prevede il
costo per contatore, gestire 'per riga' la fatturazione, e su ciascun
apparecchio (modello e matricola; già esistente in anagrafica matricola)
nel corpo del contratto specificare il canone (che si riferirà sempre al
periodo canone indicato nella testata del documento ; perciò eventuali
canoni mensili vanno rapportati solitamente ad anno, di norma) , ed
indicare per uno o più (fino a 4) contatori, sia il costo-copia (o
prezzo contatore) al di sotto di una soglia-contatore che al di sopra
della soglia-contatore, che il valore della soglia : la soglia contatore
permette di definire pertanto due scaglioni di prezzo, in termini di
contatore-mese o copie-mese (NB: sempre al mese ci si riferisce in
questo campo!! Indipendentemente dal periodo di rilevamento effettivo
del contatore) ; per esempio per dire che al di sotto delle 1000 copie
al mese non si paga perché forfettizzato nel canone e oltre si paga
0,0005 euro a copia, indicare nei due prezzi rispettivamente 0 e 0,0005,
e nel campo 'soglia contatore 1' indicare 1000 . Altro esempio: per dire
che al di sotto delle 2000 copie al mese si paga 0,0010 euro a copia e
oltre si paga 0,0003 euro a copia, indicare nei due prezzi
rispettivamente 0,0010 e 0,0003, e nel campo 'soglia contatore 1'
indicare 2000
- registrare periodicamente (ogni fine periodo di fatturazione) con il
programma 'Anagrafica matricole', utilizzando l'apposita funzione, i
valori assunti dai contatori (ai fini della fatturazione successiva).
NB: la rilevazione periodica (di fine periodo) dei valori dei contatori
si riferisce SEMPRE al periodo di fatturazione; ciò significa che posso
avere canoni annuali (in testata contratto), fatturazione trimestrale (o
mensile) e in tal caso la rilevazione dei contatori deve essere
trimestrale (o mensile nel secondo caso), non di altro tipo; lettura e
fatturazione seguono la stessa logica temporale. è ammesso che si possa
'saltare' una lettura; in tal caso nel periodo di fatturazione in
oggetto non verrà addebitato alcuna quota variabile; il calcolo dello
stesso sarà rimandato al periodo successivo di fatturazione,
conteggiando la soglia-contatore due volte per determinare i prezzi
unitari. NB: non si deve cambiare il periodo di fatturazione in corso di
contratto, per evitare problemi nei conteggi delle soglie e dei
contatori
NB: si assume che l'azienda possa saltare occasionalmente la lettura
dei contatori, e difatti il programma risale alla lettura precedente, ma
NON è possibile saltare la fatturazione. Ad esempio: NON è possibile
avere un contratto con fatturazione mensile, fare la lettura contatori
al 31/07, 31/08, 30/09 e emettere fattura solamente al 31/07 e 30/09 (la
fattura del 30/09 riporterebbe esclusivamente la differenza tra i
contatori rilevati a fine settembre e fine agosto).
- Richiedere periodicamente la fatturazione dei canoni e delle quote
variabili, con il programma 'Fatturazione canoni'. Il programma
provvederà a determinare per quei contratti che lo prevedono, la quota
fissa (se indicata) e la quota variabile (se applicabile) e ad esporle
in modo predeterminato in fattura, utilizzando come codici articolo e
come contropartite le stesse utilizzate per la quota-canone.
Esempio di gestione :
Il tipo di contratto deve avere la spunta su Gestione costo
contatore.
Nella tabella rilevamento contatori devono essere inseriti almeno due
rilevamenti, il primo potrebbe essere il valore iniziale oppure il
rilevamento di periodo inferiore, la fattura verrà fatta in base al delta
tra la seconda e la prima rilevazione (nell'esempio 300-0 = 300).
In questo esempio è stato messo un costo di 1 euro per le prime 100
unità rilevate e di 5 euro per le successive fino a 1000.
Nella fattura canoni occorre impostare come data documento quella del
rilevamento da fatturare. |
