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Per attivare il modulo Customer Service su un database azienda/ditta
già esistente seguire questi passi :
- abilitare il modulo CS (installare una chiave di attivazione che
prevede il modulo Customer Service, e modificare le impostazioni globali
in 'Inizializzazioni globali' per abilitare il modulo relativo, idem nei
servizi dell'anagrafica ditta )
- inserire la tabella 'Qualifiche professionali'
- inserire nella tabella operai ed impiegati i tecnici
dell'assistenza, con associata la relativa qualifica professionale; è
importante in questa tabella identificare con l'apposita spunta
('Addetto al customer service') le persone che sono 'tecnici', quelle
cioè persone di cui voglio gestire l'agenda dei relativi impegni (cioè
le attività previste legate alle chiamate)
- da 'Anagrafica ditta' impostare l'organizzazione in modo corretto ,
utilizzando non più il codice contatto , ma bensì indicando, in
particolare, almeno nome cognome, e (molto importante!) codice operatore
collegato, e codice operaio , per i tecnici ; devono essere infatti
codificati nell'organizzaizone della ditta tutte le persone coinvolte
nei processi aziendali gestiti dal CS, e se sono anche utilizzatori di
Business e / o tecnici deve essere associato a ciascuno di essi il
codice operatore e il codice operaio relativo. Eventualmente, settare a
0 la proprietà globale del registro di Business Gesttabcont per informare
il sistema che non si vuole codificare nella tabella contatti le persone
dell'organizzazione ditta e dell'organizzazione leads/clienti/fornitori
(NB: se nell'installazione di Business è presente il modulo Project
Management è invece obbligatorio utilizzare la tabella contatti per
tutte le persone di tutte le organizzazioni, come era nelle versioni 10
e precedenti ! Ciò non impedisce tuttavia di utilizzare il modulo CS)
- se è presente il modulo CRM, occorre inserire tali operatori nella
tabella 'Accessi CRM per operatore', senza limitazioni (cioè con accesso
in modifica e in visualizzazione su tutti i lead, e con accesso ai
fornitori). (vedi anche guida/manuale modulo CRM in proposito)
- per ragioni di sicurezza dei dati gestionali gestiti da Business,
definire correttamente gli accessi a singoli programmi ai nuovi utenti
(i tecnici), anche assegnandoli ad un ruolo (o più ruoli) specifico/i e
configurare gli accessi alle funzioni di particolari maschere/programmi
- impostare l'opzione di registro di Business GestAnaext a -1 su
bs?clie\opzioni , se si ritiene utile utlizzare il sistema delle
estensioni anagrafiche
- da "Definizione estensioni anagrafiche" (bs?aext , da menù 1.H.J)
definire i campi sia per clienti, destinazioni clienti, leads (così si
creano i records vuoti nella tabella delle estensioni anagrafiche per i
clienti esistenti)
- sempre da 'Definzione estensione anagrafiche' , definire, se
ritenuto utile, i campi aggiuntivi per la gestione delle matricole.
- impostare le nuove tabelle CS (nell'ordine) : Tipi SLA, tipi di
attività , tipi chiamate, tipi contratti , causali chius/sosp, modalità
acq. Contatto/lead/chiam.
- caricare la tabella 'Personalizzazione Customer Service', per
definire correttamente una serie di codici da utilizzarsi da parte di
alcune procedure automatizzate (o come valori di default)
- eseguire il programma 'Crea leads da clienti/ destinazioni'
(bscrcrle, da menù V.F ) per riempire in fase iniziale la tabella dei
leads con i clienti e le destinazioni preesistenti (decidendo cosa fare
dei clienti potenziali già inseriti in archivio clienti)
- settare da registro di Business l'opzione GeneraAllole = -1
se si vuole (è consigliabile) salvare in 'Oggetti allegati' anche i
riferimenti ai file word/pdf generati dal programma 'Gestione offerte'.
- se si vuole, attivare la gestione del log delle attività sia per le
modifiche che per le elaborazioni settando da registro di Business le
opzioni globali GestActlogD = -1 e GestActlogE = - 1
- attivare, se auspicabile, l'opzione di registro Nomesottocartella
(oppure: Nomesottocartella)
per indicare in quale sottocartella della directory BusOffice (che
risiede di norma sul server) inserire i .doc generati da 'Gestione
offerte' (NB: il valore OPNOME , se indicato, verrà sostituito
automaticamente col nome dell'operatore corrente, come nome di ingresso
nella procedura) La cartella deve essere già presente!
- codificare in modo opportuno i codici articoli (vedi anche più
avanti il paragrafo 'Integrazione con gestione magazzino e contabilità
analitica); in particolare settare opportunamente i campi 'Mesi garanzia
in vendita' e 'cod. Articolo vendita ricambio', 'cod. Articolo canone
assistenza' e 'cod. Articolo canone noleggio'
- configurare opportunamente e convenientemente (in base alle
preferenze dell'operatore singolo) le griglie del programma 'Gestione
Customer Service', utilizzando le funzioni solite amministrative di
Business.
- configurare, se ritenuto auspicabile, l'opzione GeneraAllole (della
cartella OPZIONI) sui programmi interessati alla generazione di
lettere/documenti (su BSCRGSOF, ecc.) se si vuole che i documenti emessi
siano ricollegati automaticamente negli oggetti OLE dell'anagrafica
clienti e anagrafica leads.
Attenzione! Se si utilizzano procedure o profili di import dati, che
riguardano l'acquisizione di anagrafiche clienti, occorre modificarle per
generare, assieme alle nuove anagrafiche clienti, (o modifica delle
anagrafiche esistenti) anche le relative anagrafiche leads (o modifica
delle anagrafiche lead collegate). |
