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Il piano dei conti (i piani dei conti) è (sono) un archivio comune, ma
a differenza delle tabelle comuni, i diversi piani dei conti esistenti
possono essere utilizzati ognuno per singole ditte oppure per gruppi di
ditte.
Il piano dei conti è organizzato a livelli gerarchici, pertanto per
caricare un piano dei conti occorre procedere in ordine. Le tabelle che
costituiscono il piano dei conti sono:
- Tipologie PDC
- Gruppi
- Classi
- Mastri
- Sottoconti
Ciascuna ditta, all'interno del database azienda, deve avere
obbligatoriamente un piano dei conti.
Tuttavia esiste (si può individuare) anche un 'piano dei conti della
ditta', che è costituito da gruppi, classi, mastri della tipologia di
PDC associata alla ditta, nonché, all'ultimo livello da:
- I sottoconti del PDC a cui la ditta è associata
- Eventuali sottoconti specifici della ditta, quindi non
riscontrabili/non presenti nel PDC di partenza (es. le banche specifiche
della ditta)
- Eventuali clienti e fornitori collegati all'anagrafica generale (se
la gestione della anagrafica generale è presente)
- Eventuali clienti e fornitori non collegati all'anagrafica generale
(cioè specifici della ditta)
Il piano dei conti della ditta può essere gestito (all'ultimo livello)
con i programmi 1.1 "Anagrafiche clienti/fornitori ditta" (per i clienti e
fornitori) e '1.5.7' "Sottoconti Ditta" (per i sottoconti).
Oltre alle tabelle sopra citate (tipologie, gruppi, classi, ecc.) è
necessario, solitamente, riempire anche la tabella Contropartite
PDC, per associare a ciascuna voce della tabella comune
'Contropartite', il sottoconto corrispondente nel PDC caricato. La
presenza di una tabella comune 'Contropartite' è necessaria in presenza di
alcune tabelle (come quelle delle causali di contabilità, o delle tabelle
che come la tabella Personalizzazione Vendite contengono i riferimenti per
la contabilizzazione di documenti come fatture, note di accredito, ecc.)
che non sono legate alla ditta o al piano dei conti, e sono presenti nella
gestione di Business più ditte e/o più piani dei conti (tipico degli studi
commerciali).
In sintesi il collegamento tra voci del piano dei conti, contropartite
ed altre tabelle comuni (come le causali di contabilità) è il
seguente:
- La tabella "Contropartite" definisce (con codice e descrizione) una
serie di conti in astratto con dei codici brevi (es: 1=Cassa, 2=Iva
vendite 3=Iva acquisti 51=Acquisti merci ecc.)
- La tabella 'Contropartite PDC' associa a ciascun codice
contropartita, ad un determinato PDC il codice del sottoconto
relativo.
Esempio:
1 Cassa (contropartita) = 001010001 Cassa
(sottoconto)
2 Iva vendite (" ") = 005010002 Iva a debito (" ")
51
Acquisti merci (" ") = 031010130 Merci c/acquisti (" ")
ecc.
- La tabella "Contropartite contabili ditta" associa a ciascun codice
contropartita, ad un determinata ditta (basandosi sul PDC della ditta,
come sopra definito) il codice del sottoconto
relativo.
Esempio:
51 Acquisti merci (contropartita) = 031010130
Acquisti materiali ferrosi (sottoconto PDC ditta)
ecc.
- Le tabelle comuni che hanno bisogno di riferimenti a voci del piano
dei conti, contengono invece dei campi di collegamento alla tabella
comune delle contropartite (es. nell'impostazione di una riga di una
causale di contabilità potrebbe esserci il cod. contropartita 51 =
Acquisti merci da proporre in dare) anziché una specifica voce del piano
dei conti.
N.B. è possibile comunque inserire in questi casi,
direttamente il codice del sottoconto, se non è abilitata la gestione
multiditta; cioè quando si opera tipicamente in ambito aziendale,
monoditta e con un solo piano dei conti.
- Quando si utilizza una causale (o altra tabella comune con
riferimenti a sottoconti/contropartite), il programma 'risolve', cioè
traduce, il codice della contropartita o il codice conto in codice
sottoconto come segue:
- Verifica se, nella causale (o riga impostazione causale) per una
determinata entità (es. 'Conto iva 1') è indicata un codice
contropartita
- Se si,
- Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice
contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella 'Contropartite
contabili della ditta'; se si, propone il codice sottoconto trovato;
se no:
- Verifica se esiste una corrispondenza tra quel codice
contropartita ed uno specifico sottoconto nella tabella 'Contropartite
PDC' del PDC associato alla ditta corrente; se si, propone il codice
sottoconto trovato; se no:
- controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un
codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un
messaggio di errore (del tipo "Conto non trovato !") oppure propone
zero come codice sottoconto
- se no (non indicato un codice contropartita):
- controlla se è indicato sulla causale, per quella entità , un
codice sontoconto; se si propone quello, altrimenti restituisce un
messaggio di errore (del tipo "Conto non trovato !") oppure propone
zero come codice sottoconto
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